Guía de telemática de 5 minutos para empresas
¿Qué es la telemática?
Los vehículos equipados con receptores de satélite GPS rastrean y luego transmiten la ubicación a un operador. Existe una amplia gama de proveedores que venden telemática, por lo que es importante seleccionar el tipo de sistema adecuado para tu negocio desde el principio. Los sistemas telemáticos van desde simples aplicaciones de bajo coste basadas en teléfonos inteligentes hasta sofisticadas soluciones multifuncionales.
¿Quiénes son los principales usuarios de la telemática y por qué?
Cualquiera que dependa de vehículos para entregar bienes o prestar un servicio, principalmente flotas de camionetas y camiones, pero también automóviles y plantas de la compañía. Algunas aseguradoras ofrecen tarifas reducidas para automóviles equipados con telemática para los conductores privados y, en particular, los más jóvenes, . Al mostrar dónde se encuentra un vehículo, la telemática proporciona visibilidad en tiempo real de las operaciones móviles para mejorar el control, la seguridad y el servicio al cliente. Además, los datos de seguimiento se guardan para registrar movimientos, tiempos de llegada y salida, tiempo en el sitio, así como análisis de datos para producir informes de gestión. La telemática se utiliza principalmente para mejorar la eficiencia y la productividad, pero también mejora la seguridad.
¿Cuáles son las opciones disponibles?
Hay dos cosas a considerar; el sistema en sí y quién lo suministra. A medida que los costes de hardware y comunicación han disminuido, la industria telemática se ha abierto a muchos más proveedores. Eso es bueno desde la perspectiva de la competencia y el precio, pero tiene dificultades. Una vez que hayas instalado telemática, es probable que pueda mejorar su eficiencia, productividad y servicio. La telemática es algo que permitirá que el negocio se transforme y siga siendo competitivo.
Por lo tanto, es muy importante elegir un proveedor que sea y seguirá siendo financieramente seguro; idealmente parte de una gran empresa diversa y establecida desde hace mucho tiempo, con los recursos y el respaldo que necesita. No desea llegar a la oficina y descubrir que su proveedor ha desaparecido junto con todos sus datos. Recuerda también que debes elegir un sistema que se ajuste profesionalmente; una compañía con una fuerte presencia en el sector de la flota ciertamente tendrá las credenciales adecuadas.
Entonces, ¿qué pasa con el sistema en sí?
Hasta cierto punto, obtienes lo que pagas y las opciones más baratas tendrán limitaciones. Por ejemplo, un teléfono inteligente puede apagarse o quedarse sin batería y podría perderse o ser robado. Otra opción económica es un dispositivo plug-and-play que funciona con el encendedor de cigarrillos y esto puede ser útil como una solución temporal. Sin embargo, es aconsejable tener un sistema que esté realmente conectado al vehículo para que se alimente y se active automáticamente cuando se enciende el encendido, trabajando sin participación del conductor. Dado que muchos de los beneficios de la telemática giran en torno a los datos recopilados, la fuente de datos realmente necesita ser ininterrumpida.
Debes seleccionar una solución telemática que se adapte a sus necesidades y algo que sea fácil de implementar y usar. La clave es entender lo básico y no venderse en algo que resulta ser demasiado complicado con funciones que no necesitas. Terminarás pagando extra por cosas que simplemente no usas. Si es tu primera aventura en la telemática, busca algo que tenga el derecho fundamental; probado, preciso, confiable y en un paquete asequible sin sorpresas de costes ocultos.
¿Cuáles son las características más importantes?
Los conceptos básicos son, por supuesto, el seguimiento y la comunicación GPS confiables, pero con una interfaz de usuario bien desarrollada. Mira la letra pequeña para obtener detalles como la frecuencia de las actualizaciones de la ubicación del vehículo, que debería ser de unos 30 segundos. La accesibilidad y la facilidad de uso son importantes, así que busca un sistema moderno que se haya desarrollado como una solución basada en la nube desde el principio; algo que proporciona un fácil acceso en línea y se integra fácilmente con otros datos relacionados con la flota, como las tarjetas de combustible. Otras características importantes incluyen una función de identificación del conductor, una aplicación de teléfono inteligente vinculada para la comunicación del conductor y la presentación de informes.
¿Qué beneficios ofrece el seguimiento en tiempo real?
Poder ver la ubicación de cada vehículo en tiempo real, en cualquier momento y en cualquier lugar, proporciona beneficios operativos y de servicio inmediatos a los clientes. La oficina puede ver dónde están los vehículos y si están programados y en ruta. La mayoría de los sistemas pueden generar automáticamente notificaciones, por correo electrónico o mensaje de texto, para alertar a los clientes sobre los horarios de llegada y se puede configurar el geofencing.
¿Qué es el Geofencing?
Una geovalla es una línea imaginaria dibujada para rodear un área o una ubicación específica. Puede ser una zona de cobro por congestión, una zona de restricción de bajas emisiones, una ruta planificada previamente o una frontera. Al entrar o salir del área geográfica definida, se informa automáticamente al sistema para recopilar datos para su uso posterior o para alertar a los controladores; por ejemplo a un movimiento no autorizado del vehículo, desviación fuera de la ruta o entrada a un área restringida. También se puede mapear una variedad de otras ubicaciones, como sitios de clientes, depósitos, domicilios y puentes bajos, y se pueden incorporar datos dinámicos, como alimentaciones de congestión de tráfico en vivo.
¿Esto significa que configurar el sistema es difícil?
Desde el primer día, obtendrá beneficios inmediatos de las funciones integradas que no son específicas de su negocio. Sin embargo, con el tiempo, cuanto más ponga, más saldrá. Por ejemplo, al definir las ubicaciones de los sitios del cliente, puede monitorear automáticamente los niveles de servicio de KPI y reducir las consultas de facturas, ya que tiene pruebas indiscutibles de los tiempos de llegada y el tiempo que pasa en el sitio.
Estoy muy ocupado y suena genial, pero ¿cómo puedo hacer frente a todos estos datos?
Es posible que hayas escuchado el término “Big Data”, de eso es de lo que estamos hablando aquí. Tienes razón, un sistema telemático genera enormes cantidades de datos. Por sí mismo, los datos son de poco valor. Por eso es importante elegir un sistema que haga un uso efectivo de estos datos y presente la información que necesita de manera simple y clara para que pueda usarla para mejorar su negocio. Algunos proveedores de telemática ofrecen otros servicios relacionados con la flota y tienen una plataforma estándar para otros datos relacionados con la flota, como las tarjetas de combustible. Aquí los datos telemáticos se procesan e informan como columnas, cuadros y gráficos junto con los datos telemáticos; una opción muy útil. Para facilitar aún más las cosas, algunos proveedores incluso condensarán la información en un simple informe semanal y mensual que contiene toda la información de primera línea que necesita; muy útil para aquellos con poco tiempo.
¿Podemos usar la telemática para evitar el mal uso de la tarjeta de combustible?
Sí, vincular los datos de la tarjeta de combustible a los datos telemáticos es realmente útil. En primer lugar, puede realizar un seguimiento de su MPG sin comparar manualmente las facturas con los kilómetros recorridos por cada vehículo y, en segundo lugar, puedes identificar cualquier uso fraudulento de tus tarjetas. Siempre existe la posibilidad de que las tarjetas se usen de manera inapropiada para vehículos que no son de la compañía. Las alertas de fraude de combustible te permiten controlar el uso indebido de combustible haciendo referencia cruzada de la ubicación de sus vehículos a la ubicación donde se utilizó la tarjeta de combustible. Incluso si no tienes tarjetas de combustible y tu personal móvil reclama una asignación de kilómetros, los datos telemáticos pueden ser invaluables para detectar reclamaciones de kilómetros falsas. La telemática también puede permitir diferenciar entre viajes de negocios y privados, lo que facilita la recuperación del impuesto al combustible y el combustible de uso privado.
¿Cómo de difícil es instalar y usar la telemática?
Un instalador profesional debe venir y colocar un pequeño dispositivo GPS en el vehículo e idealmente también un lector de identificación del conductor. Deberá hacer arreglos para que los vehículos estén disponibles durante un par de horas. En cuanto al software de seguimiento, es probable que sea un sistema basado en la nube que no requiera ningún software especial ni instalación. Todo estará online una vez que se hayan configurado los niveles de acceso de seguridad para cada usuario, el sistema es accesible de inmediato y comenzarás a recibir datos del vehículo tan pronto como se instalen los rastreadores. Los sistemas plug-and-play alimentados por el encendedor de cigarrillos ofrecen una solución simple donde el cableado de un rastreador no es práctico; un vehículo alquilado o donde el conductor cambia de vehículo regularmente.
¿La telemática puede mejorar la seguridad?
Un sistema telemático puede activar una alarma cuando hay un movimiento inesperado, por ejemplo, cuando el conductor no ha sido identificado o cuando sale de una zona segura. La telemática puede no detener el robo, pero permitirá la recuperación rápida del vehículo y eso es vital cuando el negocio depende de él. Si el vehículo solo está asegurado para uso comercial, el sistema también puede alertar a la administración sobre el uso no autorizado fuera de horario.
¿Qué pasa con la seguridad del conductor?
El deber de cuidado se ha vuelto cada vez más importante en los últimos años y la telemática tiene un papel importante que desempeñar. Muchas aseguradoras están reduciendo las tarifas para las flotas equipadas con rastreadores. Los datos también se pueden utilizar para presentar un reclamo en caso de accidente o reclamo fraudulento, lo que demuestra la ubicación de un vehículo y el hecho de que no se estaba acelerando y se conducía de manera segura. Es importante destacar que la telemática puede mejorar la conducción, ya que los sistemas controlan cada vez más la seguridad con la que alguien conduce utilizando algoritmos que miden todo, desde frenadas bruscas y aceleración hasta exceso de velocidad y ralentí excesivo. Es importante para el deber de cuidado y para identificar a aquellos que requieren instrucción adicional. Recuerda también que tus conductores suelen ser la imagen pública de la empresa; la conducción descortés e insegura empañará la reputación del negocio.
¿Cómo puede la telemática mejorar la eficiencia y la productividad?
Este es el beneficio final para la mayoría de las empresas y la telemática proporciona una visión clara de su rendimiento operativo; algo que antes era invisible. Con los datos sobre kilómetros recorridos, el tiempo de viaje, el tiempo en el sitio, las rutas tomadas y las áreas cubiertas, tiene una serie de datos reales que se pueden comparar con tus operaciones “planificadas” existentes. Con esta visibilidad adicional, puedes acceder adecuadamente a tus gastos operativos e inevitablemente podrás realizar mejoras en las rutas, los horarios, la asignación de recursos y muchas otras variables operativas. No es raro que las empresas reporten reducciones del 20 por ciento en el kilometraje y ganancias similares en productividad; la telemática permite emplear nuevas prácticas de trabajo, como permitir a los ingenieros trabajar desde casa en lugar de comenzar el día en el depósito.
Somos conscientes del medio ambiente, ¿la telemática proporciona algún beneficio?
Sí, en primer lugar, podrás reducir el CO2 y otras emisiones nocivas optimizando las rutas para reducir el kilometraje innecesario. Los datos telemáticos proporcionarán datos reales sobre viajes que te permitirán volver a acceder a rutas, horarios y territorios planificados. En segundo lugar, el consumo de combustible se puede reducir considerablemente a través de una mejor conducción y la telemática puede identificar a los conductores que requieren capacitación adicional y las clasificaciones mensuales de “conductor más seguro” proporcionan un incentivo para que los conductores mejoren.
¿Qué pasa con la comunicación con el conductor?
También es probable que tengan documentos para completar mientras están en el camino, como un comprobante de entrega o un informe de trabajo de servicio. Si estas tareas pueden llevarse a cabo en un dispositivo que está vinculado al sistema telemático, los informes pueden completarse en el dispositivo y también pueden usarse para la navegación y la mensajería bidireccional. Mientras tanto, de vuelta en la oficina, te beneficiarás de los informes en papel en tiempo real vinculados automáticamente a los datos de seguimiento del vehículo como prueba de servicio, hora y ubicación confirmada.
¿Puede la telemática ayudar con el cumplimiento?
Los conductores de vehículos comerciales están obligados a realizar inspecciones de seguridad de su vehículo. Por lo tanto, una aplicación de teléfono inteligente para realizar las comprobaciones será realmente útil, ya que proporciona datos electrónicos inmediatos para informes de cumplimiento y la programación de mantenimiento para corregir defectos. Los datos telemáticos también proporcionan una verificación adicional útil para los registros de horas del conductor para ayudar a garantizar el cumplimiento, especialmente para los conductores de vehículos pesados.
¿Qué pasa con la seguridad del dispositivo y los datos?
Para garantizar que se reciban datos ininterrumpidos del dispositivo telemático, hay algunas características clave que deben incorporarse. Estos incluyen conexiones a prueba de manipulaciones y alertas automáticas si se ha intentado manipular el dispositivo. Las antenas internas secundarias también son importantes, ya que permiten que la unidad continúe recolectando y transmitiendo datos si las antenas externas han sido desactivadas, y una batería interna recargable interna permitirá que la unidad continúe funcionando normalmente si se corta la alimentación.
¿Qué pasa con la seguridad de los datos?
Algunos proveedores de telemática se muestran particularmente interesados en la seguridad de los datos, especialmente si están involucrados en servicios financieros o tienen clientes en la industria de la seguridad. Por lo tanto, verifica que los datos estén almacenados en servidores seguros y que la compañía cumpla con los más altos estándares de protección de datos y la legislación de protección de datos personales como GDPR. Normalmente podrás configurar los niveles de acceso de inicio de sesión para que los usuarios puedan ver sus datos y su nivel de acceso preciso con la seguridad de inicio de sesión adecuada.
La telemática puede brindarle una miranda general de su flota en todo momento, lo que agiliza y facilita la administración de todos sus conductores. Puede lidiar con averías o accidentes de inmediato e incluso ver las imágenes de la cámara del tablero del conductor o el exceso de velocidad desde su teléfono inteligente. Como sitio de comparación gratuito, iCompario puede ayudarlo a encontrar el servicio adecuado al precio adecuado.
