Guida per principianti sulle carte carburante

La guida per principianti alle carte carburante – qualunque sia il tuo background o la tua attività, indipendentemente dalle dimensioni della flotta che gestisci o che possiedi, le carte carburante sono garantite per farti risparmiare tempo, denaro e fatica permettendoti di concentrarti su ciò che sai fare meglio.

Con le carte carburante il processo di rifornimento e il monitoraggio delle spese è privo di stress. Con i vantaggi per i conducenti, i manager aziendali e i proprietari, le carte carburante sono la soluzione di pagamento più economica e completa per la tua azienda.

Riduci il tempo dedicato all’amministrazione, fornendo al contempo ai tuoi autisti un metodo di pagamento sicuro e conveniente per il carburante e risparmia sulla spesa per il carburante.

Questa guida completa e di facile lettura ti spiegherà tutto ciò che devi sapere sulle carte carburante e ti mostrerà come possono avere un impatto positivo sulla tua attività e sul ROI (ritorno sull’investimento). Ti forniremo anche le informazioni necessarie per scegliere la carta carburante più adatta alle tue esigenze.

Bene, iniziamo subito!

Cos’è la carta carburante?

Le carte carburante sono essenzialmente carte di credito limitate ai pagamenti relativi al carburante. Tuttavia, le carte carburante sono più di una semplice soluzione di pagamento e sono molto più sicure e vantaggiose delle carte di credito. Per maggiori dettagli, consulta il nostro articolo sulle differenze tra le carte carburante e le carte di credito.

Non solo le carte carburante possono essere utilizzate per l’acquisto di carburante, ma alcune carte carburante permettono anche di pagare il pedaggio, e alcuni acquisti sul piazzale, come lubrificanti, autolavaggi e prodotti per il negozio.

Le carte carburante possono anche essere assegnate a singoli conducenti o a un veicolo specifico, e possono essere limitate con un limite di spesa giornaliero, aiutandoi a mantenere il controllo del tuo budget di carburante.

Perché usare una carta carburante?

Ci sono così tante ragioni per passare all’uso di una scheda carburante e approfondiremo ciascuna di esse nella prossima sezione. In poche parole, le carte carburante sono più convenienti, possono farti risparmiare denaro, migliorare l’efficienza della flotta, migliorare il flusso di cassa dell’azienda e garantire una maggiore sicurezza per la tua azienda nel suo complesso e per i tuoi autisti.

Credit: PXFuel

I vantaggi dell’utilizzo delle schede carburante

La prima motivazione o considerazione per prendere una decisione commerciale si riduce di solito a una sola cosa: il denaro. “Quanto costerà?”, “Mi farà risparmiare denaro?” e “Vedrò un buon ritorno sull’investimento?” sono domande comuni e sensate prima di qualsiasi iniziativa imprenditoriale, quindi applichiamole alle carte carburante.

Quanto costerà una carta carburante?

La maggior parte delle carte carburante ha una piccola tassa annuale. Questa tassa è compensata dai molteplici risparmi e dagli altri vantaggi che le carte carburante portano alla tua azienda.

Mi farà risparmiare soldi?

Le carte carburante consentono di gestire facilmente la spesa per il carburante. Tutte le transazioni di carburante sono registrate e con rapporti di facile lettura è possibile individuare le inefficienze del consumo di carburante della tua flotta.

Ad esempio, potreste notare che un veicolo sta utilizzando più carburante degli altri. Con ulteriori indagini potreste scoprire che forse un conducente è un po’ troppo duro con l’acceleratore o che il veicolo ha bisogno di manutenzione. Adottare misure per risolvere questi problemi è il primo passo verso la riduzione della spesa per il carburante.

Le carte carburante aiutano anche a ridurre il tempo speso per le attività amministrative, e il tempo risparmiato è denaro. Ad esempio, le carte carburante sostituiscono il lungo lavoro di raccolta di più ricevute di carburante o moduli di spesa da parte dei conducenti, o il confronto con i fogli di presenza. Non solo il processo è semplificato e più rapido, ma niente più ricevute perse o mancanti significa che è possibile recuperare l’intero importo dell’IVA dovuta.

Inoltre, non importa se hai diverse carte carburante, tutte le transazioni appaiono su una semplice fattura.

Le fatture sono anche conformi alle norme fiscali, quindi il recupero dell’IVA non è più l’operazione che richiede tempo o risorse come una volta.

Vedrò un buon ritorno sull’investimento?

Le carte carburante costano poco da installare e mantenere, ma i vantaggi che si ricevono possono essere sostanziali e duraturi.

Ad esempio, uno studio condotto nel Regno Unito dall’Energy Saving Trust mostra come il marchio globale Red Bull, che ha introdotto le carte carburante nel 2012 e che, nel giro di sei mesi, ha visto una riduzione del 12% del chilometraggio, e con registrazioni accurate, e potendo richiedere il rimborso di tutta l’IVA sul carburante con le fatture conformi alle imposte, ha risparmiato altri 3.930,24 euro al mese.

Anche se questo rapporto può provenire da un’organizzazione del Regno Unito, dimostra che le carte carburante possono aiutare le aziende a risparmiare denaro ovunque si trovino nel mondo – cosa che è soprattutto importante se la vostra tua viaggia per diversi paesi all’estero ed opera in diversi mercati nazionali.

Miglioramento dell’efficienza della flotta

Avere una carta carburante rende il rifornimento di carburante un compito più semplice, veloce e facile per i vostri autisti, il che significa che possono tornare al lavoro il prima possibile.

Le carte carburante possono essere combinate con una serie di strumenti innovativi, come la telematica, che contribuiscono ad aumentare l’efficienza della tua flotta.

Software di gestione del conto

Dovresti cercare un fornitore di carte carburante che offra un software di gestione online con le loro carte carburante. Questo strumento è accessibile tramite un desktop, un tablet o scaricato sul tuo smartphone e si comporta come l’online banking nel senso che si possono vedere tutte le transazioni, ma ha caratteristiche più avanzate specificamente per la gestione della spesa di carburante. Con il tool di gestione online è possibile visualizzare l’attività della carta carburante da qualsiasi luogo ci si trovi, significa anche che si dispone di una grande quantità di dati a portata di mano.

Sarai in grado di vedere quali veicoli stanno fornendo KPL scadenti, o se alcuni conducenti stanno utilizzando più carburante del necessario. Armati di queste conoscenze, potrai intraprendere ulteriori azioni per correggere eventuali inefficienze.

Localizzatori di stazioni di servizio

Molte carte carburante sono dotate di uno strumento di mappatura e localizzazione per trovare il sito più vicino che accetta la tua particolare carta carburante. Le applicazioni possono essere scaricate su qualsiasi smartphone, iOS o Android. Con la possibilità di selezionare un punto di inizio e fine del viaggio, può evidenziare tutti i siti di rifornimento adatti tra le due località e mostrare in tempo reale i livelli di congestione del traffico.

È inoltre possibile filtrare i siti di automezzi pesanti, le stazioni 24 ore su 24, i servizi Adblue e i negozi, e ottenere indicazioni per tutti. Questo semplice strumento aiuta a ridurre la necessità di lunghe deviazioni per il rifornimento, massimizzando l’efficienza e risparmiando denaro a lungo termine.

Migliorare il Cash Flow

Molte aziende utilizzano il denaro contante nelle loro transazioni quotidiane, ma questo può causare problemi di flusso di cassa quando i pagamenti non vengono ricevuti fino al completamento di un progetto o alla consegna del servizio. Questo può rendere più difficile l’acquisto di materiali o di beni di prima necessità come il carburante.

Le carte carburante alleviano questa pressione attraverso la suddivisione del costo mensile del carburante in bollette più piccole e più gestibili. La maggior parte dei fornitori di carte carburante offrono periodi di pagamento a credito di 7 o 14 giorni, che possono anche dare alle piccole imprese un po’ di respiro quando si tratta di flusso di cassa.

Sicurezza Extra

Gli autisti sono stati spesso bersaglio di criminali attirati dalle enormi quantità di denaro contante necessario il pagamento del carburante lungo i viaggi a lungo raggio. Scegliere una carta carburante riduce notevolmente il rischio.

Purtroppo i furti interni di carburante possono essere un problema, con i dipendenti che riforniscono i veicoli personali con i contanti dell’azienda o con le carte di credito. Le carte carburante sono protette da PIN e possono essere assegnate ad una particolare immatricolazione del veicolo, inoltre è possibile vedere dove e quando le carte sono state utilizzate tramite il software di gestione del conto.

È inoltre possibile visualizzare tutte queste transazioni su una mappa per una maggiore visibilità. Utilizzando il software di gestione della flotta è possibile impostare avvisi per il rifornimento di carburante al di fuori di determinati perimetri. Le transazioni di carburante insolite o le attività sospette possono essere rilevate immediatamente, e le carte perse o rubate possono essere cancellate con la semplice pressione di un pulsante, dandovi maggiore sicurezza e controllo sulla tua spesa di carburante.

Più conveniente

Le carte carburante rendono la vita più facile a tutti gli interessati, conducenti, proprietari di flotte e gestori di flotte. Gli autisti non dovranno più pagare il carburante in contanti, salvare ogni ricevuta o compilare i moduli di richiesta di rimborso spese.

Con la carta carburante, ogni transazione viene automaticamente registrata in un portale online e dettagliata su una fattura conforme alle tasse. Il noioso e dispendioso compito di raccogliere e analizzare ogni ricevuta sarà un ricordo del passato, facendoti risparmiare tempo quando si tratta di recuperare l’IVA.

Ho una sola auto, ho davvero bisogno di una carta carburante?

Avere una carta carburante ha un buon senso commerciale sia che si disponga di un solo veicolo che di 100. Ogni azienda con una forza lavoro mobile deve affrontare gli stessi problemi quando si tratta di rifornimento, come i costi del carburante incoerenti e il recupero delle tasse.

Le fluttuazioni dei prezzi del carburante possono colpire più duramente le piccole imprese, ma con l’accesso al carburante scontato, e le tariffe competitive delle carte carburante possono darti la sicurezza extra di cui la tua piccola impresa ha bisogno per sopravvivere e prosperare.

Secondo un articolo di Business Matters, “una spesa per il carburante su quattro viene presentata senza ricevuta”. Senza un sistema finanziario accurato, le piccole imprese spesso non riescono a recuperare l’IVA.

Sostituendo la necessità di raccogliere le ricevute, le carte carburante sono un modo semplice ed economico per garantire che la tua azienda possa recuperare l’IVA su tutti gli acquisti di carburante e di carburante, contribuendo a migliorare il flusso di cassa dell’azienda.

Quali sono le opzioni di prezzo disponibili con la carta carburante?

Ci sono diverse opzioni di prezzo disponibili e ciò che è meglio per il tuo business dipenderà da una serie di fattori. La dimensione della flotta, il tipo di carburante richiesto, dove si opera e quanto carburante si utilizza può determinare il tipo di carta e l’opzione di pagamento.

Ci sono due opzioni principali con vantaggi diversi:

• Prezzo legato alla pompa
• Prezzo fisso settimanale

Cos’è il prezzo della pompa?

Il prezzo della pompa è semplicemente il prezzo indicato sulla pompa durante il riempimento. Questo prezzo può variare di giorno in giorno a seconda del mercato. Il principale vantaggio di una scheda del prezzo del carburante alla pompa è l’ampia copertura di rete che consente una maggiore flessibilità per il rifornimento. Inoltre, ai clienti può essere offerto uno sconto o una maggiorazione di penny o centesimi al litro (ppl/cpl) rispetto al prezzo di piazzale designato in un dato giorno.

Cos’è il prezzo fisso settimanale?

Con una carta a prezzo fisso la tariffa del carburante viene fissata in anticipo alla tariffa settimanale impostata, e non cambia anche se i prezzi al dettaglio cambiano durante la settimana. Questo significa che saprai sempre quanto pagherete per il tuo carburante, permettendoti di mantenere il controllo della situazione. Con prezzi solitamente più economici rispetto al prezzo al dettaglio alla pompa, è un’ottima opzione per ricevere ulteriori risparmi sulla spesa per il carburante.

Quali sono i diversi tipi di carte carburante che posso ottenere?

Mentre ci sono molte marche diverse di carte carburante e un sacco di opzioni diverse per te da scegliere, ci sono due tipologie principali:

• Multifunzione
• Pura

Qui di seguito ti spieghiamo come funzionano questo tipo carte, in modo da avere tutte le informazioni per decidere quale sia la migliore per te.

Cos’è una carta carburante multifunzione?

Una carta carburante multifunzione è una carta prepagata che puoi utilizzare per diversi pagamenti, proprio come suggerisce il nome. Ciò significa che, oltre al carburante, è possibile acquistare anche altre merci per il trasporto.

Cos’è una carta carburante pura?

Una carta carburante pura è una carta che copre solo il carburante e la lubrificazione del veicolo. Ciò significa che non è possibile acquistare articoli che non rientrano nella categoria dei prodotti per il carburante.

Come si paga il carburante?

Qualunque sia il prodotto scelto, riceverai una fattura settimanale che dettaglia tutte le transazioni per tutte le carte assegnate alla tua azienda.

Quindi, sia che tu abbia più carte carburante, sia che abbia acquistato carburante, pedaggi o lubrificanti, tutto è visibile su un’unica fattura di facile lettura.

Puoi quindi pagare questo tipo fattura con addebito diretto sul tuo conto aziendale.

Come funziona la fatturazione elettronica per le carte carburante?

Una delle cose migliori delle carte carburante è che funzionano tramite la fatturazione elettronica.

La fatturazione elettronica funziona per le carte carburante in un modo incredibilmente semplice, come spieghiamo di seguito.

Ogni volta che si paga la benzina o il gasolio con la carta carburante, l’acquisto viene registrato sul software fornito con il pacchetto della carta carburante. In questo modo è possibile calcolare tutte le spese per il carburante e creare una fattura elettronica, che elenca la data, l’ora e il costo per mantenere la tua attività sulla strada.

Questo è ottimo per il tuo business perché significa che la tua azienda può facilmente soddisfare l’obbligo di produrre una fattura elettronica per tutti i suoi acquisti di carburante.

Come posso gestire il conto della mia carta carburante?

La maggior parte delle carte carburante di qualità viene fornita con uno strumento di gestione del conto online per un semplice controllo di tutte le carte carburante.

L’utilizzo di uno strumento di gestione del conto consente di mantenere il controllo della spesa per il carburante e di migliorare l’efficienza della flotta. Scegline uno che fornisca una varietà di opzioni di reporting e un’applicazione intelligente per aiutarti a fornire un quadro chiaro e preciso del tuo consumo di carburante.

Utilizza la tua piattaforma di gestione dell’account per:

• Gestire le carte carburante
• Monitorare le transazioni per carta o veicolo
• Ordinare carte supplementari
• Cancellare le carte perse in modo semplice e veloce
• Creare rapporti su misura sull’utilizzo della carta e sul risparmio di carburante
• Accesso allo storico delle fatture
• Gestisci i tuoi veicoli dal tuo telefono con l’applicazione scaricabile

Posso cancellare il mio conto della carta carburante in qualsiasi momento?

La maggior parte delle carte carburante non sono contrattuali, il che significa che potete cancellare il tuo conto in qualsiasi momento senza alcun obbligo. Il fatto di non essere vincolato a un contratto a lungo termine offre alla tua azienda la flessibilità di aggiungere o rimuovere le carte a seconda delle tue esigenze commerciali o dei cambiamenti della tua situazione aziendale.

Le carte carburante sono disponibili solo presso i principali fornitori di petrolio?

Molte delle carte carburante più popolari sono fornite dalle maggiori compagnie petrolifere, come la Esso.

Ma non sono solo le grandi aziende che offrono carte carburante – ci sono anche aziende più piccole che hanno carte carburante specializzate, come la DKV.

Anche se puoi scegliere tra aziende grandi e piccole, la domanda a cui devi rispondere sulla disponibilità delle carte carburante è piuttosto semplice: la carta che vuoi è disponibile?

La risposta sarà quasi certamente sì.

Una volta stabilito il tipo di carta carburante di cui hai bisogno, è una semplice questione di vedere quali aziende la offrono, che probabilmente dipenderà dalle esigenze specifiche della tua azienda – non dalle dimensioni dell’azienda della carta carburante.

Come faccio a scegliere la carta carburante giusta per la mia flotta?

Non importa se possiedi una piccola o media impresa con uno o pochi veicoli, esiste comunque una carta carburante adatta alle tue specifiche esigenze aziendali.

iCompario ti aiuta a trovare la carta carburante più adatta, che ti darà la migliore copertura lungo le tue rotte commerciali, con i migliori prezzi per benzina, diesel o GPL. Poi basta compilare alcuni dettagli su un semplice modulo di richiesta, e sarai sulla strada giusta per godere dei numerosi vantaggi delle carte carburante.