Rifornimento Carburante con Carta di Credito, Debito o Prepagata?

L’articolo 1 comma 922 della Legge di bilancio citata aggiunge al testo unico delle imposte sui redditi che le spese di carburante sono deducibili dal reddito solo se effettuate tramite carte di credito, carte di debito o carte prepagate, «o da altro mezzo ritenuto parimenti idoneo individuato con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate», come recita il comma 923.

Il primo metodo di pagamento riconosciuto è quindi la carta di credito, che deve essere obbligatoriamente collegata a un account aziendale.

Cos’è una carta di credito aziendale?

Le carte di credito per aziende non differiscono molto dalle normali carte di credito.

Come suggerisce il termine, si tratta di schede di pagamento a credito, che consentono cioè di effettuare acquisti anche senza possedere la somma di denaro da spendere, che verrà addebitata sul conto corrente cui la carta è associata solo in un secondo momento, in genere il mese successivo.

Le carte di credito corporate sono destinate non solo alle grandi imprese ma anche ai professionisti e alle PMI, hanno caratteristiche specifiche diverse dalle carte per utilizzo personale e di conseguenza un costo più elevato. Vengono emesse da istituti bancari e altre aziende specializzate in pagamenti digitali e sono molto utili per fare qualsiasi tipo di acquisto in modo rapido, sicuro, tracciabile e verificabile.

Quali sono i vantaggi di una carta di credito per carburante?

Rispetto all’acquisto in contanti, pagare il carburante con una carta di credito aziendale è senz’altro molto comodo: consente di monitorare più facilmente le transazioni consultando l’estratto conto e permette agli autisti di guidare senza dover portare contanti con sé.

Questi vantaggi valgono anche per gli altri metodi di pagamento tracciabili, quali prepagate e carte di debito.

Quindi, perché scegliere una carta di credito carburante?

In realtà, sono sempre meno i fleet manager che adottano questo metodo di pagamento per la propria flotta aziendale.

Perché?

Una delle clausole previste dalla legge prevede che il mezzo di pagamento sia intestato all’azienda, ma la maggior parte delle carte di credito aziendali, le cosiddette carte di credito corporate, vengono intestate ai singoli dipendenti.

Quando un autista utilizza la sua carta di credito per l’acquisto di carburante, non sarà possibile usufruire delle agevolazioni fiscali.

Serve quindi una carta di credito per carburante aziendale. O meglio, più di una. In genere, tante quanti sono gli autisti o i mezzi appartenenti al parco veicoli. E per aziende che gestiscono trasporto merci o persone possono essere molti.

Il che implica un costo.

Quanto costa una carta di credito carburante?

I costi delle carte di credito aziendali sono stabiliti dalle banche e prevedono in genere un canone fisso mensile più costi di commissione per prelievi e acquisti, anche di carburante.

Ogni carta di credito ha inoltre massimali giornalieri e mensili, anche questi variabili in base all’istituto che ha emesso la carta.

Se questo può risultare utile per i manager in fase di pianificazione, d’altro canto potrebbe essere limitante per aziende che utilizzano la carta per diversi acquisti e potrebbero raggiungere facilmente il limite prima della fine del mese, trovandosi costretti a ricorrere a mezzi di pagamento diversi per le spese necessarie.

Carta di credito carburante: pro e contro

La detrazione IVA per carburante pagato con carta di credito nel 2018 e nel 2019 è sicuramente possibile, ma i fattori a favore della scelta di questo metodo di pagamento rispetto agli altri non sembrano essere poi molti.

Le carte di credito sono utili all’acquisto di qualsiasi bene o servizio. Possono essere utilizzate per prelevare contanti, prenotare voli e camere d’albergo per le trasferte e molto altro. Quello che può sembrare un vantaggio in termini di comodità per professionisti e dipendenti, si rivela uno svantaggio per chi gestisce la flotta aziendale.

Per poter infatti gestire in maniera efficiente la propria flotta di veicoli aziendali, grande o piccola che sia, tenere traccia del combustibile necessario a percorrere le diverse tratte è fondamentale.

Ciò è possibile solo monitorando le spese relative all’acquisto di carburante.

Utilizzando una carta di credito per tutti gli acquisti aziendali, sarà dunque necessario estrapolare da ogni estratto conto mensile le spese relative a carburante e altri servizi relativi alla flotta. Passaggio necessario per ogni carta di credito.

Se poi le carte di credito dell’azienda vengono utilizzate da diversi dipendenti e mezzi, risulterà impossibile individuare i consumi di ciascun veicolo, indispensabili per pianificare e ottimizzare i costi.

Al pari delle carte di credito, le carte di debito sono collegate a un conto bancario, che – ricordiamolo – deve essere intestato all’azienda per poter usufruire delle detrazioni fiscali sul carburante.

La differenza sostanziale con le prime sta nel fatto che l’importo speso viene addebitato immediatamente.

Con questo metodo di pagamento non è possibile quindi anticipare somme di denaro da versare poi in un secondo momento.

Anche in questo caso, per distinguere i costi relativi al carburante e alla gestione della flotta da tutti gli altri acquisti è necessario spulciare tutti i movimenti bancari mediante estratto conto o sull’home-banking della vostra banca.

Un lavoro del genere è tutto fuorché veloce, fluido e pratico, a tutto svantaggio dell’efficienza che ogni azienda dovrebbe perseguire.

Carte di credito e di debito per carburante: perché no?

Dopo aver elencato caratteristiche, vantaggi e svantaggi di questi due metodi di pagamento, non bisogna tralasciare il motivo più importante, e anche il più ovvio, per cui è opportuno scegliere uno strumento diverso per il rifornimento della propria flotta aziendale.

Quale? Semplice: le carte di credito e di debito sono collegate a un conto bancario aziendale.

Per quanto possiate fidarvi di tutti i vostri dipendenti, affidare una carta di credito o di debito direttamente collegata al conto dell’azienda a uno o più dipendenti, e nello specifico a diversi autisti che guidano più o meno abitualmente i vostri veicoli, può costituire un rischio.

È vero che in caso di furti e smarrimenti è sempre possibile bloccare le carte, ma il pericolo di frodi va purtroppo preso in considerazione e i rischi connessi all’utilizzo delle carte aziendali da parte di un numero elevato di dipendenti non valgono certo la candela.

Quali sono le alternative?

Un’alternativa a carte di credito e di debito sono le carte prepagate.

Di che si tratta?

Sono strumenti di pagamento non collegati a un conto bancario che, come suggerisce il nome, hanno un credito che viene pagato in anticipo e possono essere ricaricate ogni volta che risulta necessario.

Anche le carte prepagate possono essere utilizzate per qualsiasi tipo di acquisto, dal carburante al cibo, dalle forniture ai viaggi.

Rispetto ai contanti, offrono la stessa sicurezza di ogni metodo di pagamento digitale e tracciabile.

Danno maggiore libertà ai dipendenti, che non sono costretti a chiedere anticipi di cassa o rimborsi tramite nota spese, e fanno dormire sonni tranquilli ai titolari d’azienda, che hanno anche la possibilità di stabilire un budget per ogni tipo di spesa in anticipo.

Tuttavia, trattandosi di una carta non destinata unicamente all’acquisto di carburante, anche in questo caso i coordinatori di flotta dovranno districarsi tra le varie voci di spesa per poter stanziare i fondi necessari al rifornimento dei mezzi.

Inoltre, dal momento che è una prepagata, una volta esauriti i fondi non è possibile fare ulteriori acquisti se non si effettua prima una ricarica. Questo implica che in caso di necessità di rifornimenti d’emergenza o notturni a fondo esaurito, sarà impossibile proseguire il viaggio per il malcapitato autista.

Pensaci bene: non è il massimo.

Esiste quindi un metodo di pagamento tracciabile per l’acquisto di carburante comodo per autisti e manager?

La risposta è sì.

Per rispondere infatti alle esigenze di fleet manager, aziende di trasporti, ma anche di professionisti con partita IVA che utilizzano il proprio mezzo a scopo professionale, sono nate le cosiddette carte carburanti.

Cos’è la carta carburante e come funziona?

Da non confondere con la vecchia scheda carburante cartacea, entrata in disuso con le nuove norme sugli acquisti di benzina e gasolio a fini professionali, le nuove carte carburante aziendali sono pensate per gestire al meglio ogni flotta aziendale di piccole, medie o grandi dimensioni.

È una carta di pagamento elettronica, tracciabile, pienamente conforme a quanto stabilito dall’Agenzia delle entrate negli appositi provvedimenti.

La differenza rispetto a carte di credito, prepagate etc. è che si tratta di una carta per carburante, cioè utilizzabile esclusivamente per il rifornimento veicoli e per altri servizi relativi come l’acquisto di lubrificanti.

Questo è il vantaggio decisivo rispetto a qualsiasi altra scelta e sotto molti punti di vista.

Poter effettuare solo acquisti di carburante significa avere una panoramica chiara di tutti i costi relativi alla flotta. È utile inoltre ad evitare il rischio di spese improprie, cosa che ad esempio con una prepagata può essere complicato.

È possibile associare ogni carta a uno specifico veicolo tramite la targa. Ciò vuol dire che i manager hanno la possibilità di monitorare movimenti e transazioni di ogni singolo mezzo e tenere traccia dei consumi.

Questa possibilità è utile per individuare veicoli con consumi eccessivi dovuti a malfunzionamenti o a un cattivo stile di guida, dando la possibilità a chi gestisce la flotta di rimediare mediante un checkup del veicolo e istruendo a dovere i propri autisti sulle buone pratiche al volante.

Carta carburante, quale conviene?

Esistono diversi tipi di carta carburante per ogni tipo di esigenza, emesse da varie compagnie e con condizioni differenti. Questo vuol dire che ogni azienda ha a disposizione una vasta scelta e può contare su un’offerta ricca e competitiva.

Una prima distinzione basilare riguarda la possibilità di utilizzo presso le diverse stazioni di servizio.

La carta carburante monomarca può essere utilizzata solo presso le stazioni di rifornimento appartenenti allo stesso gestore della carta. Tale limitazione in termini d’utilizzo viene di solito bilanciata da condizioni economiche più vantaggiose quali sconti sul prezzo al litro e altri vantaggi.

La carta carburante multimarca invece, come suggerisce il nome, può essere utilizzata presso diversi gestori; è quindi più comoda in termini di pianificazione dei tragitti.

Per carta carburante universale, infine, si intende una carta accettata ovunque, anche se la definizione è impropria in quanto, ad oggi, non esiste una carta carburante accettata presso qualsiasi stazione di servizio in Italia e all’estero.

Ci sono poi diverse altre distinzioni relative all’utilizzo su circuiti nazionali e internazionali, prezzo fisso o prezzo alla pompa, carte carburanti prepagate, ricaricabili, con addebito su conto e fattura a 14 giorni, etc.

Come scegliere la carta carburante più adatta?

La scelta della carta carburante può sembrare una banalità, ma le diverse caratteristiche che offrono le compagnie petrolifere possono fare la differenza per una gestione efficiente o inefficiente della flotta.

Se una specifica carta può essere adatta a un’azienda di trasporti con mezzi pesanti che si muovono su percorsi europei, potrebbe non andare affatto bene per una PMI con pochi veicoli leggeri che si spostano prevalentemente su tratte nazionali.

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