Rimborso Chilometrico Dipendenti in Nota Spese

Il rimborso chilometrico, conosciuto anche come indennità di trasferta, coinvolge ogni giorno migliaia di aziende.

Attività di ogni dimensione impiegano tempo e risorse per rendicontare le spese aziendali ed effettuare rimborso chilometrico a dipendenti o agenti che hanno lavorato al di fuori della normale sede di lavoro.

Quando i lavoratori di un’impresa effettuano viaggi aziendali sostengono delle spese che spaziano dai rifornimenti ai pedaggi fino alla manutenzione del mezzo utilizzato per i vari spostamenti.

Tutte queste spese vengono poi coperte dall’azienda attraverso il rimborso chilometrico. Come?

Il rimborso chilometrico è un’indennità di trasferta dovuta a tutti i dipendenti che viaggiano per lavoro ed è regolamentato e riconosciuto da una determinata normativa.

Nello specifico, il rimborso chilometrico esiste in quanto alcune aziende, pur non possedendo mezzi aziendali di proprietà, devono comunque pagare il carburante, una delle spese più grandi per le imprese, oltre a dover fare fronte ad altri costi già sostenuti dai dipendenti nel caso di spostamenti a fini lavorativi.

Figure professionali di ogni tipo e agenti di commercio che compiono viaggi aziendali possono quindi utilizzare un’auto, un furgone o un camion in loro possesso, non obbligatoriamente di loro proprietà e quindi anche a noleggio, per effettuare spostamenti e sostenere inizialmente tutte le spese necessarie per poi richiedere un rimborso carburante con auto propria.

Il rimborso chilometrico va calcolato attraverso appositi strumenti e basandosi su specifiche tabelle realizzate annualmente dall’ACI, l’Automobile Club d’Italia, dove sono presenti i dati aggiornati sulle specifiche caratteristiche di ogni veicolo.

Per tante aziende, piccole e medie imprese in particolare, il rimborso spese dipendenti è spesso causa di intoppi, attese e problemi legati a incomprensioni o mancanza di conoscenza dei diversi tipi di tassazione legati a diversi tipi di trasferte lavorative.

D’altro canto, i lavoratori possono compilare da soli un modulo di richiesta per rimborso chilometrico attraverso un metodo ben preciso, oppure rivolgersi a un commercialista.

Per fortuna, pur essendo una delle forme di indennità più comuni nel mondo del lavoro, il rimborso chilometrico ai lavoratori può essere considerato in parte un metodo obsoleto, almeno per quanto riguarda le spese di carburante, lubrificanti, pedaggi, manutenzione e soccorso.

Vediamo perché.

Come è ovvio immaginare, per ogni spesa sostenuta da un dipendente o libero professionista, bisogna presentare la dovuta documentazione per autorizzare l’azienda ad emettere il rimborso spese ai dipendenti.

Per fare un esempio, se il dipendente rifornisce il mezzo utilizzato per spostamenti lavorativi pagando in contanti e poi annota tutto nella nota spese, non potrà ottenere la fattura elettronica e di conseguenza non sarà possibile detrarre l’IVA.

Per ottenere la fattura elettronica bisogna pagare con un metodo tracciabile, come la carta carburante, sulla base della normativa entrata ormai ufficialmente in vigore.

Dal 1° luglio 2018, infatti, dopo aver acquistato carburanti e lubrificanti per autotrazione, dedurre la spesa ai fini della detrazione dell’IVA è consentito solo in caso di utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili.

Qual è dunque il metodo di pagamento tracciabile più completo e sicuro per pagare il carburante di camion, furgoni, auto e altri mezzi aziendali?

La carta carburante elettronica, che è diventata un vero e proprio strumento indispensabile per fare il pieno, ottenere sconti su ogni litro di carburante, ottenere la fattura elettronica compatibile con il pagamento IVA, controllare online ogni singola spesa e molto altro ancora; è facile da ottenere e ancora più semplice da utilizzare.

Entrata in vigore per sostituire la vecchia scheda carburante, la carta carburante è la via migliore da percorrere per risparmiare sui costi del carburante in modo evidente, per gestire le spese dei mezzi dei dipendenti o lavoratori occasionali, oltre che la flotta aziendale in modo completo, risparmiando tempo e risorse evitando di rendicontare, mettere insieme fatture, ricevute, timbri, inviare tutto al commercialista, etc.

Si può dire basta ai rimborsi in contanti ai dipendenti, con gli errori di calcolo, con i rischi legati agli acquisti di benzina, diesel, metano o GPL per uso non autorizzato e molto altro ancora perché con la carta carburante tutte le spese sono subito visibili, trasparenti, e si possono limitare gli usi – oltre a bloccarle in un istante in caso di furto o smarrimento.

Il più grande vantaggio che offre la carta carburante, chiamata spesso fuel card, non sono solo i risparmi ma anche l’eliminazione del lavoro amministrativo che i rimborsi ai dipendenti obbligano a svolgere, così da rendere tutto più semplice per gli imprenditori, i fleet manager, gli autotrasportatori e tutti i liberi professionisti.

Come richiedere il rimborso chilometrico?

Avendo come riferimento le tabelle ACI, sempre aggiornate, il rimborso chilometrico va richiesto identificando il modello di automobile o altro veicolo impiegato a cui corrisponde una determinata tariffa chilometrica da moltiplicare con i chilometri realmente effettuati durante il viaggio aziendale.

Quindi tutto quello che riguarda esclusivamente il mezzo impiegato per gli spostamenti aziendali, dal carburante al pagamento del pedaggio autostradale, può essere escluso dal rimborso chilometrico e pagato con la carta carburante, la quale aumenta la liquidità di cassa aziendale eliminando una grande fetta di lavoro burocratico.

Infatti, al contrario di qualsiasi carta prepagata, come ad esempio Soldo Drive che richiede di pagare in anticipo, una carta carburante come Cartissima Q8 o DKV Euroservice consente di pagare il carburante acquistato ogni 14 giorni, cioè, in contemporanea alla ricezione della fattura elettronica automatica.

Si tratta di una caratteristica che fa subito comprendere perché le piccole e medie imprese dovrebbero avere una carta carburante per ogni veicolo aziendale e compiere un passo importante verso una migliore e più semplice gestione della flotta aziendale.

Come funziona la carta carburante?

Quando il lavoratore deve fare il pieno al mezzo utilizzato per il viaggio aziendale potrà pagare con la carta carburante tramite POS e accettatori automatici, così come con un normale bancomat.

A qualsiasi ora e giorno dell’anno, una volta pagato si torna in viaggio.

La spesa verrà mostrata nel riepilogo disponibile online presso il sito web del fornitore della carta carburante.

Ogni spesa sarà calcolata e infine presente nella fattura elettronica che si riceve in automatico, senza compiere nessun ulteriore passaggio, direttamente sul proprio dispositivo mobile o computer.

Se durante il viaggio si presenteranno delle necessità diverse dal carburante come piccole manutenzioni, cambio dell’olio, acquisto di lubrificanti per allungare la vita del veicolo, si potranno pagare anch’esse con la carta carburante, ammesso che quella da voi scelta lo consenta.

Tra le tante cose, le migliori carte carburante consentono soprattutto di:

• Pagare in tutta sicurezza carburante e altri servizi

• Ottenere automaticamente la fattura elettronica valida ai fini fiscali per la detrazione IVA

• Controllare tutte le spese effettuate

• Evitare acquisti di carburante non autorizzati o giustificati

Le carte carburante non sono però tutte uguali.

Si deve scegliere la carta anche in funzione del prezzo fisso e prezzo variabile alla pompa, con l’ultimo che costringe a seguire la fluttuazione dei costi; in generale, tutte le carte si differenziano per tipologia e funzionalità.

Multimarca, monomarca e universali

Se una carta carburante è multimarca, significa che si può utilizzare per acquistare carburante in diversi distributori, ma non tutti.

Una carta carburante monomarca consente il rifornimento solo presso le stazioni di servizio dello stesso marchio.

Poi esiste la cosiddetta universale, o carta carburante prepagata, che però non è mai davvero una carta carburante per tutti i distributori ma soltanto per quelli che accettano un determinato circuito di pagamento, come MasterCard, e di contro ha dei costi di emissione e un canone mensile.

Le più utilizzate sono quelle multimarca e monomarca. Una delle più diffuse è la carta carburante monomarca Esso, perfetta per le piccole imprese e valida per il rifornimento a prezzi vantaggiosi presso migliaia di stazioni di servizio ben distribuite su tutto il territorio nazionale ed europeo.

Se i vostri dipendenti o mezzi aziendali viaggiano spesso anche in altri paesi europei, la carta Esso o la carta carburante EDC potrebbero davvero fare al caso vostro.

Per capire quale carta è la più conveniente, è meglio prendere in considerazione diversi parametri.

Come scegliere la migliore carta carburante?

Scegliere la migliore carta carburante non è mai stato del tutto semplice.

Dato che esistono decine di offerte diverse l’una dall’altra, risulta complesso per ogni tipo di azienda trovare il compromesso ideale.

Esistono strumenti gratuiti da utilizzare online, come iCompario, che suggeriscono la carta carburante ideale in base ad alcune informazioni fondamentali sulla flotta aziendale.

Inoltre, direttamente su iCompario si può richiedere di ricevere un’offerta personalizzata per la propria attività e si possono conoscere tutte le informazioni, comprese quelle più introvabili, su tutte le più importanti e convenienti carte carburante.

Guida alla scelta

Partendo dal tipo di strade maggiormente percorse – locali, nazionali o pan europee – fino al numero e tipologia di mezzi posseduti, iCompario seleziona la carta carburante più adatta scegliendo tra i maggiori fornitori.

In questo modo, sarete sicuri di possedere una risposta alle vostre reali esigenze.

Percorrendo solo strade nazionali sarebbe inutile avere una carta pensata per i rifornimenti all’estero e che quindi non può garantire gli stessi sconti e vantaggi di una fuel card nazionale.

La carta carburante Esso è ideale anche per le piccole imprese che hanno pochissimi mezzi.

Tutti coloro che preferiscono organizzare gli spostamenti a inizio settimana, e vogliono poter controllare ogni parametro senza apportare sostanziali modifiche di continuo, troveranno nella carta carburante EDC European Diesel Card un fedele alleato capace di garantire un prezzo fisso aggiornato ogni settimana.

Ecco dunque che lentamente si delineano i contorni per effettuare una scelta oculata e precisa che porti a risparmiare su tutti i rifornimenti, ma anche a ottenere il giusto supporto tecnico per la flotta.

Ogni carta carburante consente l’accesso a un diverso software gestionale, accessibile online, da cui tenere sotto controllo tutte le carte carburante in possesso dell’azienda, le spese effettuate, e scaricare le fatture elettroniche sul computer.

Tutte le migliori carte carburanti offrono un localizzatore web per trovare sempre la stazione di servizio più vicina alla posizione attuale o durante il tragitto.

Con l’aiuto di iCompario si rischia meno e si ha maggiore sicurezza nel compiere la scelta giusta.

Come ottenere la carta carburante?

I più grandi fornitori di carte carburanti richiedono alcune garanzie aziendali a sostegno della richiesta di ottenimento delle stesse.

Dopo aver presentato la richiesta per una specifica carta carburante, ogni fornitore di carte può proporre delle modifiche al fine di soddisfare solo le reali esigenze di ogni piccola, media o grande impresa.

In effetti, alcune flotte aziendali possono non utilizzare ogni singolo mezzo tutti i giorni, motivo per cui avere una carta per ogni singolo veicolo aziendale potrebbe solo essere confusionario e soprattutto aggiungere mansioni al lavoro amministrativo di chi deve gestire le diverse carte.

In linea generale, prima di vedersi accettata la richiesta di una o più carte carburante bisogna inviare diversi documenti aziendali e, come succede nella maggior parte dei casi, dimostrare che la propria attività sia ben avviata.

I tempi di attesa sono variabili, ma spesso superano il mese per la ricezione delle carte.

Collegandosi al sito www.icompario.com si può inviare direttamente la richiesta della migliore carta carburante per essere contattati direttamente dal fornitore entro 1-2 giorni lavorativi per concludere il processo e, in poco più di una settimana o dieci giorni al massimo, ricevere le fuel card.

Semplificate gestione e contabilità e ottimizzate la gestione della vostra flotta aziendale con una carta carburante su misura per il vostro business.