Guida telematica in 5 minuti per le aziende

I veicoli equipaggiati con un ricevitore satellitare GPS registrano e trasmettono la posizione a un operatore. Ci sono molti fornitori che propongono sistemi telematici, quindi è importante scegliere sin da subito il sistema più adatto alla propria azienda. I sistemi telematici spaziano da una semplice applicazione per smartphone fino a sofisticate soluzioni multifunzionali.

Chiunque si affidi ai veicoli per consegnare beni o fornire un servizio – soprattutto flotte di fugoni e camion, ma anche macchinari e auto aziendali. Per gli automobilisti privati e in particolare quelli più giovani, alcuni assicuratori offrono costi ridotti per i veicoli dotati di sistemi telematici. Grazie alla geolocalizzazione, la telematica fornisce una panoramica in tempo reale delle operazioni mobili al fine di migliorare il controllo, la sicurezza e il servizio clienti. Inoltre, i dati di monitoraggio vengono registrati per salvare gli spostamenti, gli orari di arrivo e partenza, il tempo in sede, così da produrre accurati report gestionali. La telematica viene utilizzata principalmente per migliorare l’efficienza e la produttività, ma migliora anche la sicurezza e la protezione.

Ci sono due cose da considerare; il sistema in sé e chi lo fornisce. Con l’abbassamento dei costi di componenti hardware e telecomunicazioni, l’industria dei sistemi telematici ha aperto le porte a molti nuovi fornitori. La concorrenza e l’abbattimento dei costi sono una buona cosa, ma presentano delle insidie. Una volta installato il sistema telematico è probabile che sarete in grado di migliorare la vostra efficienza, produttività e servizio clienti. La telematica è qualcosa che permetterà all’azienda di trasformarsi e rimanere competitiva.

Quindi, è molto importante scegliere un fornitore che è e rimarrà economicamente stabile; possibilmente un fornitore che possa vantare un background solido, con le risorse necessarie per soddisfare le vostre esigenze. Nessuno vuole arrivare in ufficio e scoprire che la compagnia che fornisce i servizi telematici è scomparsa insieme a tutti i dati raccolti. Bisogna inoltre stare attenti a scegliere un sistema telematico che sia adatto al vostro tipo di impresa; un fornitore con comprovata esperienza nel settore della gestione delle flotte aziendali avrà sicuramente i requisiti necessari.

Di solito, si dice che “hai ciò che paghi” e le opzioni più economiche hanno spesso dei limiti. Ad esempio, lo smartphone può essere spento o avere la batteria scarica, così come potrebbe essere perso o rubato. Un’altra opzione economica è un dispositivo plug-and-play alimentato dall’accendisigari che può essere utile come soluzione temporanea. Tuttavia, è consigliabile installare un sistema cablato nel veicolo in modo che sia alimentato e attivato automaticamente quando il mezzo viene acceso, lavorando senza alcun intervento diretto del conducente. Poiché molti dei vantaggi della telematica ruotano attorno ai dati raccolti, il flusso di dati deve essere ininterrotto.

Bisogna scegliere una soluzione telematica adatta alle proprie esigenze aziendali, facile da implementare e utilizzare. L’obiettivo è ottenere una soluzione semplice e non qualcosa che si riveli troppo complicato e pieno di funzioni di cui non avete bisogno. Si finisce per pagare cose che semplicemente non si usano. Se questa è la prima volta nel mondo della telematica, cercate qualcosa che sia: collaudato, accurato, affidabile e offerto in un pacchetto accessibile, senza costi nascosti.

Le basi fondamentali sono una localizzazione e una comunicazione GPS affidabili, ma con un’interfaccia utente ben sviluppata. Prestate particolare attenzione ai dettagli come la frequenza degli aggiornamenti per la posizione del veicolo, che dovrebbe avvenire ogni 30 secondi circa. Accessibilità e facilità d’uso sono importanti, quindi cercate un sistema moderno basato su cloud fin da subito; qualcosa che garantisca un facile accesso online e che si integri facilmente con altri dati relativi alla flotta, come quelli forniti dalle carte carburante. Altri requisiti importanti includono la funzione di identificazione del conducente, un’applicazione per smartphone collegata per la reportistica e per comunicare con il conducente.

Poter vedere l’esatta posizione di ogni veicolo in diretta, in qualsiasi momento e luogo, fornisce una serie di immediati benefici per la gestione della flotta e il servizio clienti. La sede può vedere dove si trovano i veicoli e se sono in linea con i tempi e i percorsi prestabiliti. La maggior parte dei sistemi può generare notifiche automatiche, che invia poi tramite email o messaggio di testo, per segnalare ai clienti gli orari di arrivo e impostare il geofencing.

Sin dal primo giorno otterrete benefici immediati grazie alle funzioni integrate che non sono specifiche per la vostra impresa. Tuttavia, maggiori informazioni e configurazioni vengono inserite nel corso del tempo, maggiori saranno i vantaggi. Ad esempio, impostando le sedi dei clienti è possibile monitorare automaticamente l’indicatore chiave di prestazione e ridurre le richieste di fatturazione, in quanto si dispone di prove incontestabili relative ai tempi di arrivo e al tempo trascorso in loco.

Avrai sentito il termine “Big Data”; è ciò di cui stiamo parlando. Hai ragione, i sistemi telematici forniscono una grande quantità di dati. Di per sé, i dati non hanno molto valore. Ecco perché è importante scegliere un sistema che faccia buon uso di questi dati e che presenti informazioni necessarie in modo chiaro e semplice, così da poter utilizzare i dati per migliorare la propria azienda. Alcuni fornitori di sistemi telematici offrono altri tipi di servizi utili alle flotte aziendali insieme a una piattaforma standard per integrare altri dati utili, come quelli delle schede carburante. In questo caso, i dati della telematica vengono processati e riportati come colonne, schemi, tavole e grafici; una soluzione molto pratica. Per rendere tutto ancora più semplice, alcuni fornitori riassumono tutte le informazioni in un solo, semplice resoconto settimanale o mensile che contiene tutti i dettagli più utili di cui hai bisogno; indispensabile per chi ha poco tempo a disposizione.

Sì, collegare i dati delle schede carburante ai dati telematici è davvero utile. Innanzitutto, si può tracciare il costo per chilometro senza confrontare le fatture con i chilometri percorsi per ogni veicolo e inoltre si possono identificare tutti gli utilizzi non autorizzati delle schede carburante. C’è sempre la possibilità che le carte vengano usate in modo improprio con i veicoli non aziendali. Le segnalazioni delle frodi sul carburante consentono di monitorare l’uso improprio del combustibile confrontando la posizione dei vostri veicoli con quella in cui è stata utilizzata la carta carburante. Anche senza disporre di carte carburante, se il personale richiede un rimborso chilometrico i dati telematici possono risultare preziosi per individuare false richieste di rimborso. La telematica consente anche di distinguere tra viaggi d’affari e viaggi privati, facilitando il recupero dell’imposta sul carburante utilizzato per scopi professionali rispetto al carburante destinato all’uso privato.

Un installatore professionista deve provvedere a installare un piccolo dispositivo GPS nel veicolo e possibilmente anche un rilevatore d’identità del conducente. Dovrete fare in modo che i veicoli siano disponibili per un paio d’ore. Per quanto riguarda il software di monitoraggio, è probabile che si tratti di un sistema basato su cloud che non richiede alcun software specifico e nessuna installazione. Una volta che tutto è online e che i livelli di accesso di sicurezza sono stati impostati per ogni utente, il sistema sarà immediatamente accessibile e inizierà a ricevere i dati del veicolo non appena i dispositivi verranno installati. I sistemi plug-and-play alimentati dall’accendisigari offrono una soluzione semplice quando l’installazione di un impianto si rivela poco pratica. Ad esempio, per tutti i veicoli a noleggio o quando il guidatore sostituisce regolarmente il proprio veicolo.

Un sistema telematico può attivare un allarme ogni qualvolta si verifichi un movimento sospetto, ad esempio quando l’autista non è stato identificato o quando lascia la zona sicura. La telematica potrebbe non impedire un furto, ma consente di localizzare il veicolo sulla mappa e questo è fondamentale per le attività che dipendono dalla flotta. Se il veicolo è designato per essere utilizzato solo durante le ore di lavoro, il sistema può anche segnalare alla direzione ogni utilizzo non autorizzato fuori le ore di lavoro.

L’obbligo di diligenza è diventato sempre più importante negli ultimi anni e la telematica gioca un ruolo fondamentale. Molte compagnie assicurative offrono sconti sui costi per le flotte dotate di dispositivi di monitoraggio diretto. I dati registrati possono anche essere utilizzati per far valere le proprie ragioni in caso di sinistro stradale, dimostrando la posizione esatta di un veicolo e che questo non procedeva a tutta velocità ma veniva anzi guidato in tutta sicurezza. È importante notare che la telematica può migliorare la guida, poiché i sistemi monitorano sempre la sicurezza alla guida di un autista, utilizzando algoritmi che misurano tutti i fattori, dalle brusche frenate alle accelerazioni improvvise, dall’eccesso di velocità al minimo consentito. Questi dati sono importanti per identificare tutti gli autisti che necessitano di formazione aggiuntiva. Ricordate anche che i vostri autisti sono spesso ambasciatori aziendali; una guida pericolosa può rovinare la reputazione dell’azienda.

Questo è il più grande vantaggio per la maggior parte delle aziende: la telematica fornisce una visione chiara delle vostre prestazioni operative, qualcosa che prima era invisibile. Con i dati relativi ai chilometri percorsi, alla durata del viaggio, al tempo di percorrenza e ai tragitti intrapresi, si dispone di una serie di dati reali che possono essere confrontati con le operazioni “pianificate” in precedenza. Con questa panoramica è possibile operare direttamente sui propri costi operativi e, inevitabilmente, sarà possibile migliorare i percorsi, gli orari, la distribuzione delle risorse e molte altre varianti operative. Non è raro che le aziende segnalino riduzioni del 20% sui chilometri percorsi e simili guadagni in termini di produttività; la telematica consente di impiegare nuove pratiche di lavoro, ad esempio consentendo agli ingegneri di lavorare da casa piuttosto che iniziare la giornata in ufficio.

Sì, prima di tutto perché consente di ridurre le emissioni di CO2 e altre emissioni dannose ottimizzando i tragitti e riducendo i chilometri percorsi. I dati telematici forniscono informazioni sulle tratte offrendo la possibilità di rielaborare i percorsi, gli orari e le zone. In secondo luogo, il consumo di carburante si può ridurre considerevolmente migliorando lo stile di guida, mentre l’elenco degli “autisti più prudenti” fornisce un incentivo ai guidatori che hanno bisogno di migliorare.

È probabile che gli autisti dispongano di documenti da compilare mentre sono in viaggio, come ad esempio la prova di consegna. Se queste attività possono essere eseguite su un dispositivo collegato al sistema telematico, i rapporti possono essere compilati sullo stesso dispositivo ed essere utilizzati per la navigazione e la messaggistica bidirezionale. Tornando alla parte amministrativa, potrete beneficiare di resoconti in tempo reale, senza cartaceo e collegati direttamente ai dati di monitoraggio del veicolo come prova del servizio, ora e luogo confermati.

Gli autisti di mezzi aziendali sono obbligati a effettuare i dovuti controlli di sicurezza al loro veicolo. Ecco perché un’app per smartphone per effettuare i controlli si rivela davvero utile, fornendo dati elettronici immediati per i rapporti di conformità e la possibilità di organizzare manutenzioni e revisioni. I dati telematici forniscono un controllo aggiuntivo per le registrazioni delle ore di guida, in modo da contribuire a garantire la conformità soprattutto per i conducenti di mezzi pesanti.

Per garantire che il flusso di dati dal dispositivo telematico non venga interrotto, ci sono alcune caratteristiche chiave che dovrebbero essere integrate. Tra queste troviamo connessioni a prova di manomissione e avvisi automatici in caso di tentativo di manomissione del dispositivo. Sono importanti anche le antenne interne secondarie, che consentono all’unità di continuare a raccogliere e trasmettere dati qualora le antenne esterne vengano disattivate, e una batteria interna ricaricabile che consente all’unità di continuare a funzionare normalmente anche quando l’alimentazione viene interrotta.

Alcuni fornitori di impianti telematici sono particolarmente attenti alla sicurezza dei dati, soprattutto se operano nel settore dei servizi finanziari o hanno clienti nel mondo della sicurezza. Controllate quindi che i dati vengano conservati su server sicuri, che l’azienda rispetti i più elevati standard di protezione dei dati e la legislazione sulla protezione dei dati personali come il GDPR (regolamento generale sulla protezione dei dati). Di solito, è possibile impostare livelli di accesso in modo che gli utenti possano visualizzare i loro dati e il loro esatto livello di accesso con la dovuta sicurezza.