Beginnershandleiding voor tankpassen

a) Bespaar geldDe eerste motivatie of overweging voor het nemen van zakelijke beslissingen komt meestal neer op één ding: geld. “Hoeveel kost het?”, “Gaat het mij geld besparen?” en “Zal ik een goed rendement op de investering behalen?” zijn gebruikelijke en verstandige vragen voor een zakelijke onderneming. Laten we ze dus ook stellen voor tankpassen.

i) Hoeveel kost een tankpas?De meeste tankpassen hebben lage jaarlijkse kaartkosten. Deze kosten worden gecompenseerd door de meerdere besparingen en andere voordelen die tankpassen bieden aan uw bedrijf.

ii) Gaat het mij geld besparen?Met tankpassen kunt u eenvoudig uw brandstofuitgaven beheren. Alle brandstoftransacties worden geregistreerd, en met de overzichtelijke rapporten kunt u de inefficiënties van het brandstofverbruik van uw vloot vaststellen.

U kunt bijvoorbeeld zien dat een bepaald voertuig meer brandstof verbruikt dan andere voertuigen. Bij nader onderzoek kunt u misschien achterhalen dat de chauffeur iets te gretig is met het gaspedaal of dat het voertuig toe is aan een onderhoudsbeurt. Het nemen van maatregelen om dergelijke problemen aan te pakken is uw eerste stap om de brandstofuitgaven te verminderen.

Tankpassen helpen u ook tijd te besparen op de administratieve taken, en wanneer u tijd bespaart, bespaart u geld. Zo vervangen tankpassen bijvoorbeeld de tijdrovende klus van het verzamelen van de vele tankbonnen of onkostenrapporten van de chauffeurs, of het vergelijken ervan met de roosters. Dit proces is eenvoudiger en sneller, en zonder ontbrekende bonnen kunt u ook het volledige btw-bedrag terugvragen.

Ook maakt het niet uit of u verschillende tankpassen heeft, want alle transacties verschijnen op één eenvoudige factuur.

Daarnaast zijn de facturen belastingconform, het terugvragen van de btw is dus geen tijdrovende klus of uitputting meer van uw hulpmiddelen zoals voorheen.

iii) Zal ik een goed rendement op de investering behalen?De implementatie en het behoud van tankpassen kost weinig, maar de voordelen die u ontvangt zijn aanzienlijk en voor de lange termijn. Zo toont een onderzoek van de Energy Saving Trust hoe het wereldwijde merk Red Bull in 2012 de tankpassen introduceerde en binnen zes maanden een kilometerverlaging van 12% zag. En dankzij de nauwkeurige rapporten en de belastingconforme facturen kunnen ze de btw terugvragen voor alle brandstofuitgaven waardoor ze € 4000 extra per maand bespaarden.

b) Verbeterde vlootefficiëntie

Tanken met een tankpas is eenvoudiger, sneller en makkelijker voor uw chauffeurs, zodat zij zo snel mogelijk weer verder kunnen gaan met het werk.

Tankpassen kunnen gecombineerd worden met een scala aan innovatieve tools zoals telematica, die de efficiëntie van uw vloot vergroten.

i. Software voor accountmanagementZoek een tankpasaanbieder die online managementsoftware biedt voor hun tankpassen. Deze tool kan geopend worden via een desktop of tablet of gedownload worden op uw smartphone. Het werkt zoals online bankieren in die zin dat u alle transacties kunt zien, maar heeft meer geavanceerde functies speciaal voor het beheer van de brandstofuitgaven. Met de online managementtool kunt u uw tankpasactiviteiten bekijken waar u ook bent, en beschikt u over tal van handige gegevens binnen handbereik.

U kunt zien welke voertuigen een slechte brandstofefficiëntie hebben, of welke chauffeurs meer brandstof verbruiken dan nodig. Gewapend met deze kennis kunt u verdere maatregelen nemen om eventuele inefficiënties te corrigeren.

ii. Tankstation-locatorVeel tankpassen worden geleverd met een mapping- en locatortool voor het vinden van het dichtstbijzijnste tankstation dat uw specifieke tankpas accepteert. De applicaties kunnen gedownload worden naar elke smartphone, iOS of Android. Met de mogelijkheid om een start- en eindpunt te selecteren, kan het alle geschikte tankstations tussen twee locaties en real time files weergeven.

U kunt ook filteren op stations voor vrachtwagens, 24-uursstations, Adblue-diensten, winkels en de routebeschrijving ernaartoe. Deze eenvoudige tool helpt lange omwegen te vermijden voor het tanken, efficiëntie te maximaliseren en geld te besparen op de lange termijn.

c) Verbeterde kasstroom

Veel bedrijven gebruiken contant geld voor hun dagelijkse zaken, maar dit kan problemen geven met de cashflow wanneer betalingen niet worden ontvangen tot een project is afgerond of de dienst is geleverd. Dit kan het inkopen van materialen of bedrijfsbenodigdheden zoals brandstof lastig maken.

Tankpassen verlagen deze druk door uw maandelijkse kosten over meerdere, kleinere rekeningen te verdelen die eenvoudig zijn te overzien. De meeste tankpasaanbieders bieden periodes van kredietbetalingen van 7 of 14 dagen, waardoor ook kleine bedrijven ademruimte krijgen voor hun cashflow.

d) Extra veiligheid

Chauffeurs zijn vaak de doelwit geweest van misdaad vanwege de grote hoeveelheden geld die zij op zak hebben voor brandstofaankopen tijdens lange reizen. De keuze voor een tankpas verlaagt dat risico aanzienlijk.

Helaas kan interne brandstofdiefstal een probleem zijn, wanneer werknemers tanken voor persoonlijke voertuigen met contant geld of een creditcard van het bedrijf. Tankpassen zijn beveiligd met een PIN en kunnen toegewezen worden aan een specifieke kentekenplaat, daarnaast kunt u zien waar en wanneer de kaarten zijn gebruikt via de accountmanagementsoftware.

Alle deze transacties kunnen ook op een kaart weergegeven worden voor een beter beeld ervan. Met behulp van de vlootmanagementsoftware kunt u waarschuwingen creëren voor het tanken buiten een bepaald gebied. Ongebruikelijke brandstoftransacties of verdachte activiteiten kunnen onmiddellijk worden gedetecteerd, en verloren of gestolen kaarten kunnen met één druk op de knop worden geannuleerd, waardoor u meer veiligheid en controle heeft over uw brandstofuitgaven.

e) Handiger

Tankpassen maken het leven makkelijker voor iedereen die erbij betrokken is: chauffeurs, vlooteigenaren en -managers. Chauffeurs hoeven de brandstof niet meer met contant geld te betalen, ieder bonnetje te bewaren of onkostenformulieren in te vullen.

Met een tankpas wordt elke transactie automatisch ingelogd in een online portaal en weergegeven op een belastingconforme factuur. De vervelende en tijdrovende taak om elke bon te verzamelen en te analyseren, is verleden tijd, waardoor u tijd bespaart op het terugvragen van de btw.

De pompprijs is simpelweg de prijs die op de pomp staat tijdens het tanken. Deze prijs kan afhankelijk van de markt per dag verschillen. Het belangrijkste voordeel van een tankpas met pompprijs is de uitgebreide netwerkdekking waardoor u meer flexibiliteit heeft om te tanken. Daarnaast kan klanten, ongeacht de dag, een korting geboden worden van een cent per liter (cpl) of een korting op de aangegeven prijs op het station.

b) Lijstprijs met korting