Beginnershandleiding telematica voor bedrijven
Wat is telematica?
Voertuigen uitgerust met GPS-satellietontvangers volgen de locatie en verzenden deze vervolgens naar een operator. Er is een breed scala aan providers die telematica verkopen, dus het is belangrijk om meteen het juiste type systeem voor uw bedrijf te selecteren. Telematicasystemen variëren van eenvoudige, goedkope smartphone-gebaseerde apps tot geavanceerde multifunctionele systemen.
Wie zijn de primaire gebruikers van telematica en waarom?
Iedereen die op voertuigen vertrouwt om goederen te leveren of een service te verlenen – meestal bestelbussen en vrachtwagens, maar ook bedrijfswagens en machines. Voor particuliere automobilisten en met name jongere bestuurders bieden sommige verzekeraars verlaagde premies voor auto’s met telematica. Door te laten zien waar een voertuig zich bevindt, biedt telematica realtime zichtbaarheid van alle operaties voor verbeterde controle, veiligheid en service. Bovendien worden trackinggegevens vastgelegd om snelheden, aankomst- en vertrektijden en gegevensanalyses voor managementrapporten te registreren. Telematica wordt voornamelijk gebruikt om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren, maar het verbetert ook de veiligheid, van zowel de bestuurder als het voertuig.
Welke opties zijn beschikbaar?
Er zijn twee dingen om te overwegen: het eigenlijke systeem en wie het levert. Aangezien de hardware- en communicatiekosten zijn gedaald, heeft de telematica-industrie zich opengesteld voor veel meer leveranciers. Dat is goed vanuit concurrentie- en prijsperspectief, maar het heeft valkuilen. Zodra u telematica heeft geïnstalleerd, is het waarschijnlijk dat u uw efficiëntie, productiviteit en klantenservice kunt verbeteren. Telematica is iets waarmee het bedrijf kan transformeren en concurrerend kan blijven.
Het is dus erg belangrijk om een leverancier te kiezen die betrouwbaar is en blijft; ideaal onderdeel van een groot, divers en ervaren bedrijf, met de middelen en back-up die u nodig heeft. U wilt niet op kantoor aankomen en ontdekken dat uw leverancier met al uw gegevens is verdwenen. Vergeet ook niet dat u een systeem moet kiezen dat professioneel wordt uitgerust; een bedrijf met een sterke aanwezigheid in de transport zal zeker de juiste referenties hebben.
Dus, hoe zit het met het eigenlijke systeem?
Tot op zekere hoogte krijg je waar je voor betaalt en de goedkoopste opties hebben beperkingen. Een smartphone kan bijvoorbeeld worden uitgeschakeld of zonder batterij en kan verloren raken of worden gestolen. Een andere goedkope optie is een plug-and-play-apparaat dat wordt aangedreven door de sigarettenaansteker en dit kan handig zijn als tijdelijke oplossing. Het is echter raadzaam om een systeem te kopen dat in de auto is vastgekoppeld, zodat het wordt aangedreven en automatisch wordt geactiveerd wanneer het contact wordt ingeschakeld, zonder betrokkenheid van de bestuurder. Aangezien veel van de voordelen van telematica draaien om de verzamelde gegevens, moet de gegevensstroom echt ononderbroken zijn. Je moet een telematica-systeem selecteren dat aan je behoeften voldoet en dat gemakkelijk te implementeren en te gebruiken is.
De sleutel is om de basis goed te krijgen en niet te worden gekoppeld aan iets dat te ingewikkeld blijkt te zijn met functies die je niet nodig hebt. Je betaalt dan uiteindelijk een prijs voor dingen die je niet gebruikt. Als het je eerste ervaring met telematica is, zoek dan naar iets dat je geeft wat je zoekt; ervaring, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en in een betaalbaar pakket zonder verborgen verrassingen. Simpel gezegd: u krijgt waar u voor betaalt en de goedkoopste opties hebben beperkingen. Een smartphone kan bijvoorbeeld worden uitgeschakeld of zonder batterij en kan verloren raken of worden gestolen. Een andere goedkope optie is een plug-and-play-apparaat dat wordt aangedreven door de sigarettenaansteker en dit kan handig zijn als tijdelijke oplossing. Het is echter raadzaam om een systeem te kopen dat in de auto is vastgekoppeld, zodat het wordt aangedreven en automatisch wordt geactiveerd wanneer het contact wordt ingeschakeld, zonder betrokkenheid van de bestuurder. Aangezien veel van de voordelen van telematica draaien om de verzamelde gegevens, moet de gegevensstroom echt ononderbroken zijn. U moet een telematica-systeem selecteren dat aan uw behoeften voldoet en dat gemakkelijk te implementeren en te gebruiken is.
Het is belangrijk om de basis goed te krijgen en niet te worden gekoppeld aan iets dat te ingewikkeld blijkt te zijn met functies die u niet nodig heeft. U betaalt dan uiteindelijk een prijs voor dingen die u niet gebruikt. Als het uw eerste ervaring met telematica is, zoek dan naar iets dat u geeft wat u zoekt; ervaring, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en in een betaalbaar pakket zonder verborgen verrassingen.
Welke functies zijn belangrijk? Welke functies zijn belangrijk?
De basisprincipes zijn natuurlijk betrouwbare GPS-tracking en communicatie, maar een goed ontwikkelde gebruikersinterface telt ook mee. Kijk naar de kleine lettertjes voor details zoals de frequentie van voertuiglocatie-updates die ongeveer 30 seconden zouden moeten zijn. Toegankelijkheid en gebruikersgemak zijn belangrijk, dus zoek een modern systeem dat vanaf het begin is ontwikkeld als een cloudgebaseerde oplossing; iets dat gemakkelijke online toegang biedt en gemakkelijk kan worden geïntegreerd met andere auto gerelateerde systemen, zoals tankpassen. Andere belangrijke functies zijn een bestuurder-ID-functie, een gekoppelde smartphone-app voor communicatie en rapporten over de bestuurders.
Welke voordelen biedt live tracking?
De mogelijkheid om de locatie van elk voertuig in realtime, altijd en overal te zien, biedt onmiddellijke operationele en servicevoordelen. Het kantoor kan zien waar voertuigen zich bevinden en of ze op schema en op de route liggen. De meeste systemen kunnen automatisch meldingen per e-mail of sms genereren om klanten te informeren over aankomsttijden en geofencing kan worden ingesteld.
Wat is geofencing?
Een geofence is een denkbeeldige lijn getekend om een gebied of een specifieke locatie te omcirkelen. Het kan een heffing zone zijn, een beperkingszone met lage uitstoot, een vooraf geplande route of een grens. Bij het betreden of verlaten van het gedefinieerde geografische gebied wordt het systeem automatisch geïnformeerd om gegevens te verzamelen voor later gebruik of om managers te waarschuwen; bijvoorbeeld voor een ongeoorloofde handeling van een bestuurder, afwijking van de route of binnenkomst in een beperkt gebied. Een reeks andere locaties kan ook in kaart worden gebracht, zoals klantenadressen, depots, thuisadressen. Ook dynamische gegevens zoals live verkeersopstoppingsupdates kunnen worden opgenomen.
Betekent dit dat het installeren van een systeem moeilijk is?
Vanaf de eerste dag profiteert u direct van de ingebouwde functies die niet specifiek zijn voor uw bedrijf. Maar na verloop van tijd, hoe meer u erin stopt, hoe meer u eruit ziet komen. Door bijvoorbeeld locaties van klanten te definiëren, kunt u automatisch KPI-serviceniveaus verbeteren en eventuele conflicten voorkommen – omdat u altijd bewijs hebt van aankomsttijden en de tijd die op de aankomstplek is doorgebracht.
Ik heb het heel druk en het klinkt geweldig, maar wat moet ik met al deze gegevens?
U heeft misschien wel de term ‘Big Data’ gehoord, daar hebben we het hier over. U heeft gelijk, een telematicasysteem genereert enorme hoeveelheden gegevens. Op zichzelf zijn die gegevens van weinig waarde. Daarom is het belangrijk om een systeem te kiezen dat deze gegevens effectief gebruikt en de informatie die u nodig heeft eenvoudig en duidelijk presenteert, zodat u het kunt gebruiken om uw bedrijf te verbeteren. Sommige telematicaleveranciers bieden andere gerelateerde diensten en hebben een standaardplatform voor andere nauw op elkaar afgestemde gerelateerde gegevens, zoals tankpassen. Hier worden telematicagegevens verwerkt en gerapporteerd als kolommen, grafieken en grafieken naast de telematicagegevens; een zeer handige optie. Om het allemaal nog eenvoudiger te maken, zullen sommige providers zelfs informatie samenvatten in een wekelijks of maandelijks rapport dat alle inzichten bevat die u nodig heeft; zeer nuttig voor diegenen die weinig tijd hebben.
Kunnen we telematica gebruiken om misbruik van tankpassen te voorkomen?
Ja, het koppelen van tankkaartgegevens aan telematicagegevens is heel handig. Ten eerste kunt u uw brandstofgebruik volgen zonder facturen handmatig te vergelijken met de afgelegde kilometers voor elk voertuig en ten tweede kunt u elk frauduleus gebruik van uw kaarten identificeren. Er is altijd een mogelijkheid dat kaarten ongepast gebruikt worden voor niet-bedrijfsvoertuigen. Met waarschuwingen voor brandstoffraude kunt u controleren op brandstofmisbruik door te verwijzen naar de locatie van uw voertuigen tegenover de locatie waar de tankkaart is gebruikt. Zelfs als u geen tankkaart heeft en uw mobiele personeel claimt een kilometervergoeding, kunnen de telematicagegevens van onschatbare waarde zijn voor het ontdekken van valse kilometerclaims. Met telematica kunt u ook onderscheid maken tussen zakelijke en privéreizen, waardoor het eenvoudiger wordt om brandstofbelasting en brandstof voor particulier gebruik terug te vorderen.
Telematicasystemen geven u constant een breed perspectief van uw wagenpark, waardoor u snel en eenvoudig alle gebeurtenissen van uw chauffeurs kunt volgen. U kunt ongevallen onmiddellijk aanpakken en zelfs dashcam-beelden van chauffeurs of snelheidsovertredingen vanaf uw mobiele telefoon bekijken. Als gratis vergelijkingssite helpt iCompario u bij het vinden van het juiste systeem voor de juiste prijs.
Hoe moeilijk is telematica te installeren en te gebruiken?
Een professionele installateur moet een klein GPS-apparaat in het voertuig komen plaatsen en idealiter ook een ID-lezer voor bestuurders. U moet ervoor zorgen dat voertuigen een paar uur beschikbaar zijn. Wat de trackingsoftware betreft, het is waarschijnlijk een cloudgebaseerd systeem dat geen speciale software en geen installatie vereist. Zodra beveiligingstoegangsniveaus voor elke gebruiker zijn ingesteld, is het systeem onmiddellijk toegankelijk en begint het voertuiggegevens te ontvangen zodra trackers zijn gemonteerd. Plug-and-play-systemen aangedreven door de sigarettenaansteker bieden een eenvoudige oplossing als een tracker niet praktisch is, bijvoorbeeld bij een gehuurd voertuig of als een bestuurder regelmatig van voertuig wisselt.
Kan telematica de beveiliging verbeteren?
Een telematicasysteem kan een alarm activeren wanneer er onverwachte manoeuvres plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer de bestuurder niet is geïdentificeerd of wanneer hij een bepaald gebied betreedt of verlaat. Telematica stopt misschien niet de diefstal, maar het zorgt wel voor een snel terughalen van het voertuig en dat is van vitaal belang voor ieder bedrijf. Als een voertuig alleen voor zakelijk gebruik is verzekerd, kan het systeem het management ook waarschuwen voor ongeoorloofd gebruik buiten werktijden.
Hoe zit het met de veiligheid van de bestuurder?
De verzekeringsplicht is de laatste jaren steeds belangrijker geworden en telematica speelt een belangrijke rol. Veel verzekeraars verlagen de premies voor bedrijfsvoertuigen die zijn uitgerust met trackers. De gegevens kunnen ook worden gebruikt om een claim te bestrijden in het geval van een ongeval of een frauduleuze claim, wat de locatie van een voertuig bewijst en het feit dat deze niet te hard reed en dat er veilig werd gereden. Belangrijk is dat telematica het rijgedrag kan verbeteren, omdat systemen in toenemende mate controleren hoe veilig iemand rijdt met behulp van algoritmen die alles meten, van hard remmen en versnellen tot snelheidsovertredingen en overmatig stationair draaien. Het is belangrijk voor de verzekering en voor het identificeren van personen die aanvullende instructies nodig hebben. Onthoud ook dat uw chauffeurs vaak het publieke gezicht van het bedrijf zijn; onbeleefd en onveilig rijden zal de reputatie van het bedrijf aantasten.
Hoe kan telematica de efficiëntie en productiviteit verbeteren?
Dit is het ultieme voordeel voor de meeste bedrijven en telematica biedt een duidelijk inzicht in uw operationele prestaties; iets dat eerder onzichtbaar was. Met de gegevens over afgelegde kilometers, reistijd, tijd op de plek van bestemming, afgelegde routes en bestreken gebieden beschikt u over een reeks actuele gegevens die kunnen worden vergeleken met bestaande ‘vooraf geplande’ activiteiten. Met deze extra zichtbaarheid heeft u toegang tot uw operationele kosten en kunt u verbeteringen aanbrengen in routes, planningen en vele andere operationele variabelen. Het is niet ongewoon voor bedrijven om 20 procent minder kilometers en vergelijkbare productiviteitswinst te melden; telematica maakt het mogelijk nieuwe werkmethoden te gebruiken, zoals ingenieurs in staat stellen om vanuit huis te werken in plaats van de dag bij het depot te beginnen.
We zijn milieubewust, biedt telematica voordelen?
Ja, ten eerste moet het mogelijk zijn om CO2 en andere schadelijke uitstoot te verminderen door routes te optimaliseren om onnodige kilometers te verminderen. Telematica-gegevens bieden echte gegevens over reizen, zodat u opnieuw toegang kunt krijgen tot geplande routes en schema’s. Ten tweede kan het brandstofverbruik aanzienlijk worden verlaagd door verbeterd rijden en kan telematica bestuurders identificeren die extra training nodig hebben. Maandelijkse ‘veiligste chauffeurs van de maand’ ranglijsten vormen een stimulans voor bestuurders om te verbeteren.
Hoe zit het met de communicatie met de bestuurder?
Ze hebben waarschijnlijk ook papierwerk om af te werken terwijl ze onderweg zijn, zoals een bewijs van aflevering of een servicetaakrapport. Als deze taken kunnen worden uitgevoerd op een apparaat dat is gekoppeld aan het telematicasysteem, kunnen de rapporten op het apparaat worden voltooid en kan het ook worden gebruikt voor navigatie en andere berichten. Terug op kantoor profiteert u ondertussen van realtime papierloze rapportage die automatisch gekoppeld is aan de voertuigvolg gegevens als bewijs van service, tijd en locatie.
Kan telematica helpen bij de nazorg?
Bestuurders van bedrijfsvoertuigen zijn verplicht veiligheidsinspecties rond hun voertuig uit te voeren. Dus een smartphone-app om de controles uit te voeren zal erg handig zijn, en biedt onmiddellijk elektronische gegevens voor controlerapporten en de planning van onderhoud om defecten te repareren. Telematica-gegevens bieden ook een nuttige extra controle voor urenregistratie om een goede administratie te garanderen, vooral voor vrachtwagens.
Hoe zit het met apparaat- en gegevensbeveiliging?
Om ervoor te zorgen dat ononderbroken gegevens van het telematica-apparaat worden ontvangen, zijn er enkele belangrijke functies die moeten worden gebruikt. Deze omvatten fraudebestendige verbindingen en geautomatiseerde waarschuwingen als er een poging is gedaan om het apparaat op een bepaalde manier te beïnvloeden. Secundaire interne antennes zijn ook belangrijk omdat hiermee het apparaat gegevens kan blijven verzamelen en uitzenden als externe antennes zijn uitgeschakeld, en een interne oplaadbare interne batterij zorgt ervoor dat het apparaat normaal kan blijven werken als de stroomtoevoer wordt onderbroken.
Hoe zit het met gegevensbeveiliging?
Sommige telematicaleveranciers zijn bijzonder enthousiast over gegevensbeveiliging, vooral als ze betrokken zijn bij financiële diensten of klanten hebben in de beveiligingsindustrie. Controleer dus of gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers en of het bedrijf voldoet aan de hoogste normen voor gegevensbescherming en de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, zoals de AVG. Normaal gesproken kunt u wachtwoorden instellen, zodat gebruikers hun gegevens en hun precieze toegangsniveau kunnen bekijken met de juiste inlogbeveiliging.
Telematicasystemen geven u constant een breed perspectief van uw wagenpark, waardoor u snel en eenvoudig alle gebeurtenissen van uw chauffeurs kunt volgen. U kunt ongevallen onmiddellijk aanpakken en zelfs dashcam-beelden van chauffeurs of snelheidsovertredingen vanaf uw mobiele telefoon bekijken. Als gratis vergelijkingssite helpt iCompario u bij het vinden van het juiste systeem voor de juiste prijs.
