Guia sobre cartões de combustível para principiantes
Independentemente da sua experiência, do setor de atividade da sua empresa ou do tamanho da frota que tem a seu cargo, os cartões de combustível poupam-lhe tempo, dinheiro e esforço, para que se possa concentrar naquilo que é mais importante.
Graças aos cartões de combustível, o processo de reabastecimento e controlo das despesas de combustível realiza-se sem complicações. Benéficos tanto para os condutores, como para os diretores e proprietários de empresas, os cartões de combustível são a solução de pagamento mais económica e completa para a sua empresa.
Perca menos tempo em tarefas administrativas, ao mesmo tempo que oferece aos seus condutores um método de pagamento de combustível seguro e conveniente, e poupa dinheiro nas despesas de combustível.
Este guia completo e simples irá explicar-lhe tudo o que precisa de saber sobre os cartões de combustível e de que forma estes podem ter um impacto positivo na sua empresa e no seu retorno sobre o investimento. Além disso, damos-lhe toda a informação necessária para que possa escolher o cartão de combustível mais adequado às suas necessidades.
Aperte o cinto e venha connosco!
1. O que é um cartão de combustível?
Os cartões de combustível são basicamente cartões de crédito que apenas podem ser usados para efetuar pagamentos relacionados com combustível. Contudo, os cartões de combustível são mais do que uma mera solução de pagamento, além de que são bastante mais seguros e apresentam mais vantagens do que os cartões de crédito. Para obter informações pormenorizadas, consulte o nosso artigo sobre as diferenças entre os cartões de combustível e os cartões de crédito.
Os cartões de combustível não servem apenas para comprar combustível. Alguns também permitem pagar portagens ou adquirir outros artigos e serviços nas estações de serviço, como lubrificantes e lavagens de veículos.
Os cartões de combustível podem ser atribuídos a um condutor individual ou a um veículo específico e ter um limite de despesas diárias, para que tenha o seu orçamento para combustível sempre sob controlo.
2. Porquê utilizar um cartão de combustível?
Há variadíssimas razões para começar a usar um cartão de combustível. Na próxima secção, iremos analisar todas com mais pormenor. Em síntese, os cartões de combustível são mais convenientes, podem poupar-lhe dinheiro, melhorar a eficiência da frota, aumentar o fluxo de caixa da empresa e garantir uma maior segurança para a sua empresa de uma forma geral e para os seus condutores em particular.
3. As vantagens dos cartões de combustível
Poupança de dinheiro
Quando se toma uma decisão empresarial normalmente tudo se resume a uma coisa: dinheiro. “Quanto vai custar?”, “Vai poupar-me dinheiro?”, “Vou obter um bom retorno sobre o investimento?”. Estas são perguntas habituais e sensatas que se colocam antes de ser tomar uma decisão; vamos aplicá-las no âmbito dos cartões de combustível.
i) Quanto vai custar um cartão de combustível?
A maioria dos cartões de combustível têm uma pequena anuidade. Este valor é compensado pelas poupanças e pelos outros benefícios que os cartões de combustível oferecem à sua empresa.
ii) Vai poupar-me dinheiro?
Com os cartões de combustível, pode gerir facilmente as suas despesas de combustível. Todas as transações de combustível são registadas e, graças aos relatórios simples, pode identificar as ineficiências da sua frota em termos de utilização de combustível.
Por exemplo, pode constatar que um veículo está a consumir mais combustível do que os outros. Com uma investigação mais aprofundada poderá descobrir que o condutor está um pouco com o pé pesado ou que o veículo precisa de ir à revisão. Tomar medidas para resolver este tipo de situações é o primeiro passo para reduzir as despesas de combustível.
Os cartões de combustível podem igualmente ajudar a diminuir o tempo gasto em tarefas administrativas e, como sabemos, tempo é dinheiro. Na realidade, os cartões de combustível eliminam a necessidade de reunir todos os recibos de combustível ou os formulários de despesas dos condutores ou de comparar os mesmos com as folhas de horas. Não só o processo fica mais simples e rápido, como, ao acabar com os recibos extraviados ou em falta, poderá reclamar todo o montante de IVA ao qual tem direito.
Além disso, tanto faz se tem um ou vários cartões de combustível, dado que todas as transações são exibidas numa única fatura.
Estas faturas cumprem os regulamentos fiscais, pelo que o processo de recuperação de IVA já não é uma tarefa morosa nem implica tantos recursos como antigamente.
iii) Vou obter um bom retorno sobre o investimento?
O custo de obtenção e manutenção dos cartões de combustível é baixo, mas os benefícios são significativos e duradouros. Por exemplo, um estudo realizado pelo Energy Saving Trust mostra que a Red Bull começou a usar cartões de combustível em 2012 e, passados seis meses, observou uma redução de 12% na quilometragem. Graças ao facto de ter registos exatos, conseguiu reclamar todo o IVA dos combustíveis, o que lhe permitiu poupar mais 3500£ por mês.
b) Melhor eficiência de frota
Com o cartão de combustível, reabastecer o veículo é mais simples, rápido e fácil. Assim os condutores podem regressar ao trabalho mais rapidamente.
Os cartões de combustível podem ser combinados com um amplo leque de ferramentas inovadoras (por exemplo, telemática) que ajudam a aumentar a eficiência da sua frota.
Os cartões de combustível podem poupar dinheiro ao seu negócio, fazer os seus pedidos de reembolso de despesas de combustível automaticamente e dispender apenas 30 segundos para recuperar o seu IVA do combustível. Como site de comparação gratuito, o iCompario pode encontrar ofertas em cartões de grandes empresas petrolíferas ou cartões multimarcas, e negoceia sem contratos de compra mínima ou de vinculação.
Software de gestão de conta
Procure um fornecedor de cartão de combustível que tenha um software de gestão online associado. É possível aceder a esta ferramenta através de um PC, tablet ou telemóvel, através da qual pode ver todas as transações realizadas. Possui ainda funcionalidades avançadas especificamente concebidas para gerir as despesas de combustível. Com a ferramenta de gestão online pode ver as atividades dos seus cartões de combustível onde quer que esteja, pelo que terá um monte de informações relevantes na ponta dos dedos.
Conseguirá ver quais os veículos com más médias em termos de consumo km/l ou se alguns condutores estão a usar mais combustível do que o necessário. Munido destas informações poderá tomar medidas para corrigir as ineficiências.
Ferramentas de localização de estações de serviço
Muitos cartões de combustível incluem uma ferramenta de mapeamento e localização para encontrar o posto de abastecimento mais próximo que aceita um determinado cartão de combustível. Estas ferramentas podem ser transferidas para um smartphone iOS ou Android. Ao selecionar a origem e o destino de uma viagem, a aplicação mostra todos os pontos de abastecimento viáveis ao longo do itinerário e os níveis de congestionamento de trânsito em tempo real.
Também pode utilizar os filtros para procurar postos de abastecimento para veículos pesados, estações abertas 24 horas por dia, serviços Adblue e lojas, e obter direções para todos estes locais. Com esta ferramenta simples já não tem de fazer grandes desvios para reabastecer, o que lhe permite aumentar a eficiência e poupar dinheiro a longo prazo.
Melhorar o fluxo de caixa
Muitas empresas usam dinheiro nas suas transações quotidianas. Contudo, tal pode provocar um problema de fluxo caixa se só receberem os pagamentos após a conclusão do projeto ou a prestação do serviço. Tal pode dificultar a aquisição de materiais ou coisas indispensáveis para o negócio, como o combustível.
Os cartões de combustível aliviam essa pressão ao dividirem as despesas mensais de combustível em contas mais pequenas e mais fáceis de gerir. A maioria dos fornecedores de cartões de combustível oferece períodos de pagamento a crédito de 7 ou 14 dias, o que dá alguma margem de manobra às empresas que se podem deparar com problemas de tesouraria.
a) Maior segurança
Não raras vezes, os condutores são alvos de crimes porque andam com muito dinheiro para reabastecer os veículos durante as viagens de longo curso. A utilização de um cartão de combustível reduz este risco significativamente.
Infelizmente, o roubo interno de combustível pode ser um problema, ou seja, os empregados abastecem veículos particulares com o dinheiro ou o cartão de crédito da empresa. Os cartões de combustível eliminam esta possibilidade dado que estão protegidos por um código PIN e podem ser atribuídos a uma matrícula específica. Além disso, pode ver onde e quando é que os cartões foram usados através do software de gestão de conta.
Pode ainda visualizar todas estas transações num mapa para ter uma maior visibilidade. O software de gestão de frota permite-lhe definir alertas quando são feitos abastecimentos fora de determinados perímetros. Da mesma forma, poderá detetar imediatamente qualquer atividade suspeita ou transação de combustível atípica e poderá cancelar, com um simples botão, os cartões perdidos ou roubados, o que lhe dará uma maior segurança e controlo sobre as despesas de combustível.
b) Maior conveniência
Os cartões de combustível facilitam a vida de muitas pessoas: condutores, proprietários de frotas e gestores de frota. Os condutores já não terão de pagar o combustível com dinheiro, guardar todos os recibos ou preencher os formulários de reembolso de despesas.
Com um cartão de combustível, todas as transações são automaticamente registadas num portal online e detalhadas numa fatura que cumpre os requisitos fiscais. A tediosa e morosa tarefa de recolher e analisar cada fatura será coisa do passado e poupará tempo no processo de recuperação de IVA.
4. Só tenho um veículo. Preciso mesmo de um cartão de combustível?
Ter um cartão de combustível é uma decisão inteligente quer tenha apenas um veículo ou 100. Todas as empresas com força de trabalho móvel deparam-se com os mesmos problemas em termos de recuperação de IVA do combustível e reabastecimento de combustível (como os custos de combustível inconstantes).
As flutuações nos preços dos combustíveis podem afetar mais significativamente as pequenas empresas. Mas, ao oferecerem descontos e preços competitivos, os cartões de combustível podem dar a segurança extra de que a sua pequena empresa necessita para sobreviver e prosperar.
De acordo com um artigo na Business Matters, “uma em cada quatro despesas de combustível são apresentadas sem recibo”. Caso não possuam um sistema financeiro rigoroso, as pequenas empresas perdem muitas vezes a oportunidade de recuperar o IVA.
Ao eliminar a necessidade de conservar os recibos, os cartões de combustível são uma forma simples e económica de garantir que a sua empresa pode obter o reembolso do IVA relativo às despesas de combustível, o que ajuda a melhorar o fluxo de caixa da sua empresa.
5. Quais as opções de preços disponíveis com um cartão de combustível?
Há várias opções de preços disponíveis; a melhor solução para a sua empresa depende de uma série de fatores. O tamanho da frota, o tipo de combustível, a localização da frota e o combustível usado determinam o tipo de cartão e a opção de pagamento mais adequados.
Há duas opções principais, cada uma com diferentes vantagens:
- preço na bomba
- preço fixado semanalmente
O que é o preço na bomba?
Refere-se ao preço exibido na bomba aquando do abastecimento. Este preço pode mudar de dia para dia consoante o mercado. A principal vantagem de um cartão de combustível com preço na bomba é a extensa cobertura de rede, o que lhe dá maior flexibilidade na hora de abastecer. Além disso, os clientes podem beneficiar de um desconto fixo de cêntimo por litro em relação ao preço de venda na bomba.
O que é o preço fixado semanalmente?
Com um cartão de preço fixo, o preço do combustível é determinado antecipadamente a uma tarifa semanal específica e não sofre alterações mesmo que os preços a retalho mudem durante a semana. Isto significa que sabe sempre quanto irá pagar pelo seu combustível, o que lhe dá um maior controlo sobre as suas despesas de combustível. Normalmente, os preços são mais baratos do que os preços na bomba, pelo que se trata de uma excelente opção para cortar ainda mais nas despesas de combustível.
6. Como pago o combustível?
Independentemente do produto que escolher, irá receber uma fatura semanal com as transações detalhadas de todos os cartões associados à sua empresa.
Assim, todos os pagamentos de combustível, portagens ou lubrificantes serão apresentados numa única fatura simples.
Depois, poderá pagar esta fatura por débito direto através da conta da sua empresa.
7. Como faço a gestão da conta do meu cartão de combustível?
A maioria dos cartões de combustível de qualidade incluem uma ferramenta de gestão de conta online para que controle facilmente todos os seus cartões de combustível.
A utilização de uma ferramenta de gestão de conta permite-lhe controlar as despesas de combustível e melhorar a eficiência da sua frota. Escolha uma ferramenta que disponha de várias opções de relatórios e uma aplicação móvel para smartphone que lhe dê uma imagem clara e exata do seu consumo de combustível.
Utilize a plataforma de gestão de conta para:
- gerir os cartões de combustível
- monitorizar as transações por cartão ou veículo
- encomendar cartões adicionais
- cancelar rápida e facilmente os cartões perdidos
- criar relatórios personalizados sobre o consumo e a eficiência de combustível
- aceder ao histórico de faturas
- gerir os veículos a partir do seu telemóvel com a aplicação móvel
8. Posso cancelar o meu cartão de combustível a qualquer altura?
A maioria dos cartões de combustível não estão sujeitos a um contrato, ou seja, pode cancelar a sua conta a qualquer altura sem nenhuma obrigação. Como não está preso a um contrato a longo prazo, tem flexibilidade para adicionar ou remover cartões consoante as necessidades da sua empresa ou as alterações na conjuntura empresarial.
9. Como escolho o cartão de combustível mais adequado para a minha frota?
Quer seja uma pequena ou média empresa, quer tenha um ou vários veículos, há um cartão de combustível que responde às necessidades específicas do seu negócio.
O iCompario ajuda-o a encontrar o cartão de combustível mais adequado, tendo em conta os itinerários da sua empresa e oferecendo-lhe os melhores preços de gasolina, gasóleo ou GPL. Depois, só terá de preencher alguns dados num formulário simples e estará preparado para desfrutar dos vários benefícios dos cartões de combustível.
Compare já!
Os cartões de combustível podem poupar dinheiro ao seu negócio, fazer os seus pedidos de reembolso de despesas de combustível automaticamente e dispender apenas 30 segundos para recuperar o seu IVA do combustível. Como site de comparação gratuito, o iCompario pode encontrar ofertas em cartões de grandes empresas petrolíferas ou cartões multimarcas, e negoceia sem contratos de compra mínima ou de vinculação.