Guia Telemática de 5 Minutos para Empresas
Os veículos equipados com receptores de satélite GPS rastreiam e depois transmitem o local a um operador. Há uma grande variedade de fornecedores que vendem telemática, por isso é importante selecionar desde início o tipo certo de sistema para a sua empresa. Os sistemas telemáticos variam de aplicativos simples baseados em smartphones de baixo custo a sofisticadas soluções multifuncionais.
Quem são os principais utilizadores da telemática e porquê?
Qualquer pessoa que dependa de veículos para entregar mercadorias ou prestar um serviço – principalmente frotas de carrinhas e camiões, mas também carros da empresa. Para condutores particulares e, em especial, motoristas mais jovens, algumas seguradoras oferecem prémios para carros equipados com telemática. Ao mostrar onde o veículo está localizado, a telemática fornece visibilidade em tempo real das operações móveis para melhor controle, segurança e atendimento ao cliente. Além disso, os dados de rastreamento são registados para analisar movimentos, horários de chegada e partida, hora no local e permitem a produção de relatórios de gestão. A telemática é usada principalmente para melhorar a eficiência e a produtividade, mas também melhora a segurança.
Quais são as opções disponíveis?
Há duas coisas a considerar; o sistema atual e quem o fornece. À medida que os custos de hardware e comunicação diminuíram, a indústria da telemática abriu-se a muitos outros fornecedores. Isso é bom do ponto de vista da concorrência e do preço, mas tem armadilhas. Depois de instalar a telemática, é provável que possa melhorar sua eficiência, produtividade e atendimento ao cliente. A telemática é algo que permitirá que a empresa se transforme e permaneça competitiva.
Por isso, é muito importante escolher um fornecedor que seja e permaneça financeiramente seguro; idealmente parte de uma grande empresa diversificada e estabelecida há muito tempo, com os recursos e o histórico necessários. Provavelmente não deseja chegar ao escritório e descobrir que o seu fornecedor desapareceu em conjunto com todos os seus dados. Lembre-se também de que precisa escolher um sistema que será ajustado profissionalmente; uma empresa com forte presença no setor de frotas certamente terá as credenciais corretas.
Então, e o sistema atual?
Até certo ponto, você obtém o que paga e as opções mais baratas terão limitações. Por exemplo, um smartphone pode ser desligado ou ficar sem bateria e pode se perder ou ser roubado. Outra opção barata é um dispositivo plug-and-play que é alimentado pelo isqueiro e isso pode ser útil como uma solução temporária. No entanto, é aconselhável obter um sistema que seja realmente conectado ao veículo para que ele seja energizado e ativado automaticamente quando a ignição é ligada, funcionando sem qualquer envolvimento do condutor. Como muitos dos benefícios da telemática giram em torno dos dados recolhidos, o fornecimento de dados ser ininterrupto.
Por isso deve selecionar uma solução de telemática que responda às suas necessidades e que seja fácil de implementar e usar. A chave é escolher o básico e não comprar algo muito complicado com recursos que não irá precisar, com custos adicionais. Se é o seu primeiro investimento em telemática, procure algo que tenha o fundamental; comprovado, preciso, confiável e com um pacote acessível, sem surpresas nos custos finais.
Quais os recursos que são importantes?
O básico é, obviamente, rastreamento e comunicação GPS confiáveis, mas com uma interface de utilizador bem desenvolvida. Analise as letras pequenas para obter detalhes, como a frequência das atualizações de localização do veículo, que deve demorar cerca de 30 segundos. A acessibilidade e a facilidade de uso são importantes; portanto, procure um sistema moderno que tenha sido desenvolvido como uma solução baseada em cloud desde o início; algo que facilite o acesso on-line e se integre facilmente com outros dados relacionados com a frota, como cartões de combustível. Outros recursos importantes incluem um recurso de identificação do condutor, uma aplicação para comunicação e relatórios do condutor.
Quais os benefícios que o localização ao vivo oferece?
Ser capaz de ver a localização de todos os veículos em tempo real, a qualquer hora e em qualquer lugar fornece benefícios imediatos aos clientes operacionais e de serviços. No escritório pode ver onde estão os veículos e se eles estão dentro do cronograma e do trajeto. A maioria dos sistemas pode gerar notificações automaticamente, por email ou texto, para alertar os clientes sobre os horários de chegada e a criação de limites geográficos (geofencing).
O que é o geofencing?
Uma limite geográfico é uma linha imaginária desenhada para delimitar uma área ou um local específico. Pode ser uma zona de congestionamento de tráfego, uma zona de baixa restrição de emissões, uma rota pré-planeada ou uma fronteira. Ao entrar ou sair da área geográfica definida, o sistema é automaticamente informado para recolher dados para uso posterior ou para alertar os controladores; por exemplo, um movimento não autorizado do veículo, desvio da rota ou entrada em uma área restrita. Uma série de outros locais também pode ser mapeada, como locais de clientes, depósitos, endereços residenciais e pontes baixas, e dados dinâmicos, como dados do trânsito congestionado em tempo real.
Isso significa que é difícil configurar um sistema?
Desde o primeiro dia, obterá benefícios imediatos dos recursos incorporados que não são específicos para sua empresa. No entanto, com o tempo, quanto mais dados colocar, mais informação terá. Por exemplo, ao definir as localizações do local do cliente, pode monitorizar automaticamente os níveis de serviço KPI e reduzir as consultas de faturas – porque tem evidências indiscutíveis dos horários de chegada e do tempo gasto no local.
Estou muito ocupado e parece ótimo, mas como posso lidar com todos esses dados?
Já deve ter ouvido o termo “Big Data”, é sobre isso que vamos falar aqui. Um sistema de telemática gera uma enorme quantidades de dados. Por si só, esses dados têm pouco valor. É por isso que é importante escolher um sistema que faça uso efetivo desses dados e apresente as informações necessárias de forma simples e clara para que possa usá-las para melhorar os seus negócios. Alguns fornecedores de telemática oferecem outros serviços relacionados com a frota e têm uma plataforma padrão para outros dados como cartões de combustível. Aqui, os dados telemáticos são processados e relatados em colunas, tabelas e gráficos juntamente com os dados telemáticos; uma opção muito útil. Para tornar as coisas ainda mais fáceis, alguns fornecedores condensam as informações num simples relatório semanal e mensal que contém todas as informações importantes de que precisa; muito útil para quem tem pouco tempo.
Podemos usar a telemática para evitar o uso indevido do cartão de combustível?
Sim, vincular os dados do cartão de combustível a dados telemáticos é realmente útil. Primeiro, pode rastrear o seu km/l sem comparar manualmente as faturas com os quilómetros percorridos por cada veículo e, em segundo lugar, pode identificar qualquer uso fraudulento dos cartões. Existe sempre a possibilidade de que os cartões estejam a ser usados de forma inadequada por veículos que não sejam da empresa. Os alertas de fraude de combustível permitem que monitorize o uso indevido de combustível, fazendo referência cruzada da localização de seus veículos ao local em que o cartão de combustível foi usado. Mesmo se não tiver cartões de combustível e sua equipa móvel reivindicar um limite de quilometragem, os dados telemáticos podem ser inestimáveis para detectar reivindicações falsas de quilometragem. A telemática também pode permitir a diferenciação entre viagens comerciais e privadas, facilitando a cobrança de impostos sobre combustíveis e combustíveis de uso privado.
Qual é a dificuldade da instalação e uso da telemática?
Um instalador profissional deve instalar um pequeno dispositivo GPS no veículo e, idealmente, um leitor de identificação de condutor. Você precisará providenciar a disponibilização de veículos por algumas horas. Quanto ao software de rastreamento, é provável que seja um sistema baseado em cloud que não requer software especial nem instalação. Tudo on-line quando os níveis de acesso de segurança são configurados para cada utilizador, o sistema fica imediatamente acessível e começará a receber dados do veículo assim que os rastreadores forem instalados. Os sistemas plug-and-play acionados pelo isqueiro oferecem uma solução simples, onde a fiação de um rastreador não é prática; um veículo alugado ou onde o condutor troque de veículo regularmente.
A telemática pode dar-lhe uma visão aérea e localização precisa da sua frota a todo o momento, tornando rápida e fácil a gestão de todos os seus condutores. Pode lidar imediatamente com avarias ou acidentes e até verificar as filmagens do painel de instrumentos do condutor ou incidentes de excesso de velocidade a partir do seu telemóvel.
A telemática pode melhorar a segurança?
Um sistema telemático pode acionar um alarme quando houver movimento inesperado, por exemplo, quando o condutor não foi identificado ou quando sai de uma zona segura. A telemática pode não impedir o roubo, mas permitirá a recuperação rápida do veículo e isso é vital quando a empresa depende dele. Se o veículo estiver seguro apenas para uso comercial, o sistema também poderá alertar a gestão sobre uso não autorizado fora de horas.
E a segurança do condutor?
O dever de cuidar tornou-se cada vez mais importante nos últimos anos e a telemática tem um papel importante a desempenhar. Muitas seguradoras estão a reduzir os preços para frotas equipadas com rastreadores. Os dados também podem ser usados para combater uma reclamação em caso de acidente ou reclamação fraudulenta, comprovando a localização de um veículo e o facto de que não estava a acelarar e estava a ser conduzido com segurança. É importante ressaltar que a telemática pode melhorar a direção, à medida que os sistemas monitorizam cada vez mais a segurança com que alguém dirige, usando algoritmos que medem tudo, desde travagem e aceleração bruscas até velocidade e marcha lenta excessiva. É importante para o dever de cuidado e para identificar aqueles que exigem instruções adicionais. Lembre-se também de que os seus condutores costumam ser a face pública da empresa; uma condução descuidada e insegura manchará a reputação da empresa.
Como a telemática pode melhorar a eficiência e a produtividade?
Esse é o benefício final para a maioria das empresas e a telemática fornece uma visão clara do seu desempenho operacional; algo que era invisível antes. Com os dados de quilómetros percorridos, tempo de viagem, tempo no local, rotas percorridas e áreas cobertas, obtém uma variedade de dados reais que podem ser comparados com as operações “pré-planeadas” existentes. Com essa visibilidade adicional, pode aceder adequadamente aos custos operacionais e, inevitavelmente, poderá melhorar as rotas, os cronogramas, a alocação de recursos e muitas outras variáveis operacionais. Não é incomum que as empresas relatem reduções de 20% na quilometragem e ganhos similares na produtividade; A telemática permite que novas práticas de trabalho sejam utilizadas, como permitir que os engenheiros trabalhem em casa, em vez de começar o dia no local de trabalho.
Somos ambientalmente conscientes, a telemática oferece algum benefício?
Sim, primeiro deve conseguir reduzir o CO2 e outras emissões prejudiciais, otimizando as rotas para reduzir a quilometragem desnecessária. Os dados telemáticos fornecerão dados reais nas viagens, permitindo que aceda a rotas, horários e locais planeados. Em segundo lugar, o consumo de combustível pode ser reduzido consideravelmente através da direção melhorada e a telemática pode identificar os condutores que precisam de formação adicional e as classificações mensais de ‘condutor mais seguro’ fornecem um incentivo para os condutores melhorarem.
E a comunicação com o condutor?
Também é provável que tenham documentação para completar enquanto estão na estrada, como uma prova de entrega ou um relatório de serviço. Se essas tarefas puderem ser executadas num dispositivo vinculado ao sistema telemático, os relatórios poderão ser concluídos no dispositivo e também poderão ser utilizados para navegação e com mensagens bidirecionais. Enquanto isso, no escritório, você beneficia de relatórios sem papel em tempo real, vinculados automaticamente aos dados de rastreamento do veículo como prova de serviço, hora e local confirmados.
A telemática pode ajudar na conformidade?
Os condutores de veículos comerciais são obrigados a realizar inspeções de segurança no seu veículo. Portanto, uma aplicação para smartphone que realize as verificações será muito útil, fornecendo dados eletrónicos imediatos para relatórios de conformidade e o agendamento da manutenção para corrigir defeitos. Os dados telemáticos também fornecem uma verificação adicional útil dos registos de horas do condutor para ajudar a garantir a conformidade, especialmente para os motoristas de veículos pesados.
E quanto à segurança de dispositivos e dados?
Para garantir que dados ininterruptos sejam recebidos do dispositivo telemático, existem alguns recursos importantes que devem ser incorporados. Isso inclui conexões à prova de violações e alertas automáticos, se houver uma tentativa de violar o dispositivo. As antenas internas secundárias também são importantes, pois permitem que a unidade continue a recolher e transmitir dados se as antenas externas tiverem sido desativadas, e uma bateria interna recarregável permitirá que a unidade continue a funcionar normalmente se a alimentação for cortada.
E a segurança dos dados?
Alguns fornecedores de telemática estão particularmente interessados na segurança de dados, especialmente se estiverem envolvidos em serviços financeiros ou tiverem clientes no setor de segurança. Portanto, verifique se os dados estão armazenados em servidores seguros e se a empresa segue os mais altos padrões de proteção de dados e legislação de proteção de dados pessoais, como o RGPD. Normalmente, poderá configurar os níveis de acesso ao login, para que os utilizadores possam visualizar os seus dados e o seu nível preciso de acesso com a segurança de acesso apropriada.
A telemática pode dar-lhe uma visão aérea e localização precisa da sua frota a todo o momento, tornando rápida e fácil a gestão de todos os seus condutores. Pode lidar imediatamente com avarias ou acidentes e até verificar as filmagens do painel de instrumentos do condutor ou incidentes de excesso de velocidade a partir do seu telemóvel.
